Một là, trên cơ sở nguồn dữ liệu lớn với việc ứng dụng các công nghệ số không chỉ tự động hóa quy trình truyền thống mà còn cho phép hình thành quy trình mới trong sáng tạo sản phẩm và dịch vụ trong tổ chức và hoạt động truyền thông đối ngoại mới để đáp ứng nhu cầu công chúng, đồng thời tạo nhu cầu mới đối với thị trường, tăng tính tương tác giữa người làm báo với công chúng, giữa các cơ quan tổ chức và hoạt động truyền thông đối ngoại với các cơ quan hoạch định và điều hành chính sách. Chẳng hạn ứng dụng AI, Big Data, IoT tạo ra các sản phẩm mới: ứng dụng trả lời tự động (Chatbot), hay các sản phẩm báo chí dữ liệu, báo chí thị giác, Mega Story, infographic, Timeline, ảnh 360 độ, video 360 độ... Hoặc ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) nhằm giúp tăng lưu lượng người dùng, truyền tải thông điệp được cá nhân hóa đến từng bạn đọc với nhu cầu khác nhau, gợi ý các nội dung yêu thích của người đọc theo dạng Thư tòa soạn (Newsletter) hay tin tuyển chọn từ Ban biên tập (Editors Picks)…
Hai là, công nghệ số mở ra điều kiện tập hợp, thống nhất các nguồn lực vào một mạng lưới trung tâm hỗ trợ trong tổ chức và hoạt động truyền thông đối ngoại. Trong quy trình truyền thống có sự tách biệt các nguồn lực, các bộ phận không chỉ về mặt vật lý mà cả về không gian. Trong tổ chức và hoạt động truyền thông đối ngoại trên môi trường số, các nguồn lực được số hóa đồng bộ, được kết nối liên thông cho phép tối ưu hóa quy trình, phát huy hiệu quả cao nhất trong hoạt động sáng tạo và cung cấp sản phẩm, dịch vụ cho nhu cầu công chúng. Như vậy không những tiết kiệm nguồn lực mà hiệu quả sử dụng nguồn lực được nâng cao hơn.
Ba là, chính với công nghệ số tạo ra hệ thống để thu nhập số liệu khách hàng phù hợp, liên kết các dữ liệu làm cơ sở cho hoạch định chiến lược phát triển trong tổ chức và hoạt động truyền thông đối ngoại. Điều này sẽ gia tăng trải nghiệm công chúng, đáp ứng nhu cầu đa dạng và tiện lợi của công chúng trong kỷ nguyên số. Bốn là, trong tổ chức và hoạt động truyền thông đối ngoại hoạt động trên nền tảng số sẽ mở ra sự linh hoạt và kịp thời giải quyết nhiệm vụ trong những điều kiện môi trường thông tin đối ngoại biến động, khắc phục khoảng cách địa lý, bảo đảm hoàn thành tốt chiến lược truyền thông đối ngoại.
Đặc trưng của công nghệ số trong tổ chức và hoạt động truyền thông đối ngoại
Tích hợp dữ liệu và các công nghệ số trong tổ chức và hoạt động truyền thông đối ngoại
Trước đây công nghệ số trong tổ chức và hoạt động truyền thông đối ngoại chỉ có máy tính, thiết bị mạng và các phần mềm riêng lẻ cho các loại hình thông tin khác nhau thì ngày nay bùng nổ các thiết bị số, bao gồm camera thông minh, điện thoại di động, loa thông minh, các thiết bị đeo thông minh... Dữ liệu độc giả được thu thập khi độc giả thực hiện tất cả các thao tác trên mạng điện tử như độc giả đến từ đâu, đọc bài viết nào? Có đọc hết bài viết hay không? Đọc xong bài viết thì đọc tiếp bài nào? Xem danh sách bài viết ở chuyên mục nào? Tìm kiếm từ khoá nào... Dữ liệu phục vụ trong tổ chức và hoạt động truyền thông đối ngoại do cán bộ truyền thông đối ngoại và các hệ thống thu thập dữ liệu tự động cung cấp. Tất cả các công nghệ số, dữ liệu này tích hợp trong một hệ thống duy nhất, liên thông, liên kết chặt chẽ với nhau để phục vụ trong tổ chức và hoạt động truyền thông đối ngoại .
Công nghệ số làm thay đổi cơ bản cách vận hành trong tổ chức và hoạt động truyền thông đối ngoại
Nhằm cung cấp giá trị và lợi ích lớn hơn cho đối tượng mà tổ chức ấy phục vụ (bạn đọc, công ty truyền thông, khách hàng quảng cáo...). Trước đây, với mỗi một công việc/nhóm công việc trong tổ chức và hoạt động truyền thông đối ngoại sẽ thực hiện trên các phần mềm khác nhau, độc lập, riêng rẽ. thì ngày nay, toàn bộ cán bộ, nhân viên trong tổ chức và hoạt động truyền thông đối ngoại chỉ phải đăng nhập vào nền tảng tòa soạn số duy nhất để xử lý các công việc của mình./.
