Kết quả thực hiện Kế hoạch 279/KH-UBND ngày 01/12/2016 của UBND tỉnh về tăng cường số hóa tài liệu, xây dựng cổng thông tin điện tử, tích hợp phần mềm quản lý hồ sơ và hệ thống quản lý văn bản đi, đến giai đoạn 2017-2020.

Thứ năm - 11/03/2021 09:43

Thực hiện Kế hoạch số 279/KH-UBND ngày 01/12/2016 của UBND tỉnh về Kế hoạch tăng cường số hóa tài liệu, xây dựng cổng thông tin điện tử, tích hợp phần mềm quản lý hồ sơ và hệ thống quản lý văn bản đi, đến giai đoạn 2017-2020.
Trên cơ sở kế hoạch được phê duyệt. Sở Nội vụ đã tham mưu UBND tỉnh tổ chức triển khai thực hiện đảm bảo theo mục đích, yêu cầu, tiến độ của kế hoạch đề ra. Sở Nội vụ tổng hợp kết quả đạt được sau:
1. Công tác chỉ đạo thực hiện:
Sở Nội vụ đã tổ chức phổ biến, triển khai kịp thời đến toàn thể CCVC trong ngành Nội vụ Kế hoạch số 279/KH-UBND ngày 01/12/2016 về việc tăng cường số hóa tài liệu, xây dựng cổng thông tin điện tử, tích hợp phần mềm quản lý hồ sơ và hệ thống quản lý văn bản đi, đến giai đoạn 2017 – 2020; Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức và Thông tư số 02/2019/TT-BNV quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về việc Phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025” và tham mưu UBND tỉnh ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, triển khai thực hiện các nội dung liên quan đến văn thư lưu trữ điện tử. Giúp CCVC hiểu được hiệu quả mang lại khi ứng dụng CNTT trong công tác quản lý nhà nước về văn thư lư trữ, góp phần phục vụ có hiệu quả công tác cải cách thủ tục hành chính, phục vụ các cơ quan, tổ chức và nhân dân hiệu quả, thuận tiện hơn, nâng cao chất lượng bảo quản hồ sơ tài liệu, rút ngắn thời gian, chi phí, mở rộng hình thức khai thác trong quá trình tổ chức sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh. Đồng thời nâng cao ý thức trách nhiệm của mỗi CCVC trong việc ứng dụng CNTT trong thực hiện nhiệm vụ.
2. Kết quả cụ thể:
Được sự quan tâm chỉ đạo sâu sát, kịp thời của UBND tỉnh cũng như sự phối hợp của các cấp, các ngành, công tác lưu trữ tỉnh Bình Phước ngày càng đi vào nề nếp và hoạt động có hiệu quả. Bên cạnh đó là sự phát triển công nghệ nhanh chóng và phong phú trong thời đại công nghiệp 4.0, đặc biệt là ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử là rất cần thiết. Việc ứng dụng CNTT, số hóa và quản lý tài liệu lưu trữ điện tử theo hướng hiện đại đã tạo thuận lợi cho việc lưu trữ, quản lý, khai thác và sử dụng các dữ liệu, thông tin một cách có hiệu quả nhất, giúp minh bạch, công khai đáp ứng mục tiêu của Chính phủ điện tử. Đây cũng chính là một trong những nhiệm vụ trọng tâm trong quá trình xây dựng Chính phủ điện tử và chiến lược quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, là một nội dung không thể thiếu trong Chiến lược xây dựng Chính phủ điện tử.
Để thực hiện tốt kế hoạch được giao, Sở Nội vụ đã tham mưu UBND tỉnh ban hành nhiều văn bản chỉ đạo các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh xây dựng kế hoạch phân loại, chỉnh lý, thu thập xử lý tài liệu giấy còn tồn đọng, tích đống. Lựa chọn những tài liệu có giá trị vĩnh viễn giao nộp theo quy định, đồng thời tiến hành triển khai số hóa số tài liệu đã được phân loại, chỉnh lý. Trên cơ sở tài liệu có giá trị vĩnh viễn đang bảo quản tại Lưu trữ lịch tỉnh, Sở Nội vụ chỉ đạo Chi cục Văn thư – Lưu trữ lựa chọn những tài liệu có giá trị, tần suất khai thác cao để ưu tiên số hóa trước, số lượng tài liệu cần số hóa hàng năm phù hợp với dự toán được ngân sách phân bổ.
Qua 4 năm thực hiện (từ năm 2017-2020). Chi cục Văn thư – Lưu trữ đã tham mưu Sở Nội vụ tổ chức số hóa được gần 50% khối tài liệu có giá trị đang lưu trữ tại lưu trữ lịch sử tỉnh. Số liệu cụ thể như sau:

STT	Nội dung thực hiện	Số trang A4
1	Số hóa năm 2017	1.807.000 trang
2	Số hóa năm 2018	1.335.329 trang
3	Số hóa năm 2019	1.404.542 trang
4	Số hóa năm 2020	1.407.006 trang
Tổng cộng		5.953.877 trang

3. Đánh giá chung:
3.1. Tài liệu được số hóa mang lại những hiệu quả sau:
- Tài liệu gốc được bảo vệ, bảo quản an toàn, hạn chế nguy cơ huỷ hoại, kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ đối với tài liệu có nguy cơ hư hỏng và có giá trị cao, có tần suất khai thác, sử dụng nhiều.
- Nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan nhà nước.
- Chia sẻ thông tin thuận lợi; cung cấp thông tin, dữ liệu dưới dạng số hóa hồ sơ, tài liệu; giúp tìm kiếm hồ sơ, tài liệu một ách nhanh chóng, chính xác phục vụ nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu.
- Xây dựng hệ thống lưu trữ tiên tiến, hiện đại phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu, học tập, tìm kiếm khoa học thông tin góp phần vào sự phát triển chung trong công cuộc xây dựng và phát triển của xã hội.
- Rút ngắn thời gian tìm kiếm tài liệu, tiết kiệm được nhiều thời gian, nhân công trong quá trình thực hiện công việc khai thác, sử dụng tài liệu.
3.2. Thuận lợi
- Được sự quan tâm, ủng hộ cao của UBND tỉnh, sự phối hợp của các ngành và đặc biệt là sự chỉ đạo sát sao, quyết tâm cao của Lãnh đạo Sở Nội vụ trong việc tổ chức thực hiện Kế hoạch của UBND tỉnh.
- Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã tích cực tham mưu tổ chức thực hiện một cách nghiêm túc, hiệu quả và đúng quy định của pháp luật.
3.3. Hạn chế, khó khăn
Với những kết quả cụ thể đạt được và hiệu quả của công tác số hóa tài liệu lưu trữ mang lại đã góp phần không nhỏ trong việc nâng cao chất lượng quản lý hồ sơ giấy tờ, cũng như nâng cao chất lượng công việc cho các cơ quan, tổ chức, giúp cho công tác tổ chức sử dụng, khai thác tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh đạt được những kết quả nhất định. Tuy nhiên, trong quá trình tổ chức thực hiện vẫn còn một số khó khăn, hạn chế sau:
- Nhiều cơ quan, đơn vị chưa chú trọng công tác văn thư, lưu trữ; chưa xác định được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ do đó tài liệu không được bảo quản, lưu trữ đúng quy định; nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ phần lớn là kiêm nhiệm, không được đào tạo bài bản nhất là trong giai đoạn chuyển giao giữa lưu trữ truyền thống và lưu trữ điện tử như hiện nay dẫn đến khả năng nhiều tài liệu bị thất lạc, bảo quản không khoa học.
- Tài liệu chưa được số hóa hiện đang lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử gần 1.000 mét giá. Bên cạnh đó, nguồn tài liệu hiện chưa được phân loại, chỉnh lý để nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử còn tương đối nhiều (số liệu khảo sát đến hiện nay là hơn 8.000 mét giá tài liệu). Trong khi đó, ngân sách ở các cấp đều chưa ưu tiên lĩnh vực này nên còn gặp nhiều khó khăn trong tổ chức thực hiện.
- Công tác bảo quản tài liệu số cũng gặp khó khăn về việc trang bị thiết bị lưu trữ dữ liệu số hóa, thiết bị sao lưu dữ liệu dự phòng.
- Trong một cơ sở dữ liệu tài liệu số hóa, có nhiều tài liệu được sử dụng rộng rãi, trong quá trình sử dụng nhưng do diễn biến của tình hình trong nước và quốc tế, tài liệu đó có thể trở thành tài liệu mật. Vì vậy, trong cơ sở dữ liệu có thể không bị mất dữ liệu, hoặc không bị sao chép bất hợp pháp nhưng có thể bị lộ thông tin tài liệu mật.
- Sự phát triển không ngừng của công nghệ, khoa học, kỹ thuật dẫn đến sự lỗi thời của các định dạng kỹ thuật số, phần cứng và phần mềm.
- Việc xây dựng cổng thông tin điện tử, tích hợp phần mềm quản lý hồ sơ và hệ thống quản lý văn bản đi, đến giai đoạn 2017-2020 chưa thực hiện được vì năm 2019, Bộ Nội vụ và Chính phủ đã ban hành nhiều văn bản về quản lý tài liệu điện tử và công tác văn thư điện tử như: Thông tư số 01/2019/TT-BNV, Thông tư số 02/2019/TT-BNV; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP; Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 những nội dung trong kế hoạch 279/KH-UBND là một phần của nội dung những văn bản mới ban hành, vì vậy Sở Nội vụ đã và đang nghiên cứu tham mưu UBND tỉnh thực hiện cho phù hợp với chính quyền điện tử hiện nay và theo lộ trình cụ thể.
4. Đề xuất, kiến nghị
Với những kết quả đạt được do số hóa tài liệu lưu trữ mang lại. Để việc quản lý tài liệu lưu trữ trong giai đoạn tiếp theo phát huy được hết giá trị. Sở Nội vụ đề xuất UBND tỉnh một số nội dung sau:
- Tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng cho đội ngũ công chức, viên chức và người trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ để thích ứng với nhu cầu hiện nay trong môi trường “Chính phủ điện tử” do cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 mang lại.
- Tiếp tục chỉ đạo các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh tiến hành phân loại, chỉnh lý khoa học các tài liệu giấy còn tồn đọng, tích đống, lựa chọn những tài liệu có giá trị vĩnh viễn giao nộp theo quy định và đồng thời kết hợp tổ chức số hóa số tài liệu được phân loại, chỉnh lý.
- Bố trí nguồn kinh phí để đảm bảo thực hiện công tác chỉnh lý dứt điểm khối tài liệu giấy và tăng cường số hóa tài liệu lưu trữ lịch sử tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh, đẩy mạnh công tác quản lý tài liệu lưu trữ điện tử theo Đề án của Chính phủ đã được phê duyệt giai đoạn 2021-2025./.

Tác giả: Võ Quốc Thanh – Chi cục VTLT

Những tin mới hơn

Những tin cũ hơn