ĐẨY MẠNH CHUYỂN ĐỔI SỐ ĐỐI VỚI TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH BÌNH PHƯỚC

Thứ hai - 07/06/2021 10:40 2584

Bình Phước là tỉnh ở miền Đông Nam bộ được tái lập tháng 01/1997. Là tỉnh nằm trong vùng kinh tế trọng điểm phía Nam, có hơn 240,6km đường biên giới giáp với Vương quốc Campuchia, là cửa ngõ và là cầu nối của vùng Đông Nam bộ với Tây Nguyên và Campuchia.
Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bình Phước được thành lập từ tháng 7/2010 trên cơ sở hợp nhất Trung tâm Lưu trữ với phòng QLNN về văn thư lưu trữ thuộc Sở Nội vụ. Với chức năng, nhiệm vụ được giao, từ khi thành lập đến nay Chi cục đã không ngừng củng cố, hoàn thiện về tổ chức, bộ máy, cơ sở vật chất và năng lực, trình độ của đội ngũ CCVC; công tác chuyên môn nghiệp vụ cũng ngày càng được nâng cao.
Trong những năm gần đây, các Bộ ngành Trung ương đã ban hành nhiều văn bản và tăng cường chỉ đạo địa phương việc gửi, nhận văn bản trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp để từng bước thay thế tài liệu giấy. Trên cơ sở đó, tỉnh Bình Phước cũng đã chủ động triển khai thực hiện và đã đem lại nhiều kết quả cụ thể, cơ bản đáp ứng mục tiêu và yêu cầu mà Bộ, ngành Trung ương đề ra.
1. Kết quả đạt được:
Giai đoạn từ năm 2017-2020 vừa qua, được sự quan tâm của Lãnh đạo tỉnh và các ngành có liên quan, Chi cục đã tham mưu UBND tỉnh ban hành kế hoạch số hóa tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử giai đoạn 2017-2020, đồng thời tổ chức số hóa được khoảng 6,8 triệu trang tài liệu lưu trữ tương đương với khoảng 800 mét giá tài liệu, (mới chỉ đạt khoảng 40% tổng nhu cầu số hóa tài liệu lưu trữ của tỉnh trong giai đoạn 2021-2025). Mặc dù kết quả này còn kiêm tốn, nhưng qua đó giúp cho Chi cục Văn thư – Lưu trữ có những kinh nghiệm để tham mưu chuyển đổi số tốt hơn trong giai đoạn 2021-2025 và những năm tiếp theo.
Tính đến thời điểm hiện tại, tại Lưu trữ lịch sử của tỉnh đang bảo quản 92 phông tài liệu các loại, với số lượng là 1.875,8 mét giá tài liệu, thành phần chủ yếu là tài liệu hành chính và tài liệu xây dựng cơ bản của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh Bình Phước, tài liệu có mốc thời gian từ năm 1977 đến nay. Toàn bộ tài liệu trên đã được phân loại khoa học, chỉnh lý hoàn chỉnh. Tình trạng tài liệu còn tốt, đảm bảo phục vụ cho nhu cầu sử dụng, khai thác tài liệu của các cơ quan, đơn vị, cá nhân trong và ngoài tỉnh. Các sở, ngành cấp tỉnh và một số huyện, thị xã, thành phố đã cơ bản thực hiện tốt việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh. Thủ tục tiến hành giao nhận hồ sơ, tài liệu của các cơ quan vào Lưu trữ lịch sử đảm bảo theo đúng quy định. Qua khảo sát hiện nay còn trên 8.000 mét giá tài liệu giấy chưa được chỉnh lý khoa học, chủ yếu tồn đọng ở cấp huyện, cấp xã. Tháng 12/2020, Chi cục đã tham mưu UBND tỉnh ban hành kế hoạch từ năm 2021 – 2025 phải giải quyết dứt điểm khối tài liệu giấy còn tồn đọng này đồng thời cũng đã tham mưu UBND tỉnh ban hành kế hoạch quản lý tài liệu điện tử trên địa bàn tỉnh giai đoạn 2021-2025 với mục tiêu số hóa toàn bộ tài liệu giấy đang lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh và những tài liệu giấy đang thu về trong giai đoạn 2021-2025, đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số trong giai đoạn hiện nay.
Như vậy mục tiêu đặt ra là phải sớm có Kho lưu trữ số đạt tiêu chuẩn để vừa tiếp nhận được các hồ sơ, tài liệu số từ các cơ quan, đơn vị chuyển đến và vừa bảo quản an toàn, bền vững các dữ liệu số đang lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử để khai thác lâu dài.
Chúng ta không ai có thể phủ nhận được tầm quan trọng của các tài liệu bằng giấy đối với cá nhân, tổ chức. Nhưng hạn chế của những tài liệu này lại rất dễ bị rách, mối mọt hay ẩm mốc... khó bảo quản và không còn phù hợp với xu thế phát triển công nghệ hiện nay. Chính điều này đòi hỏi sớm phải thực hiện giải pháp để giải quyết những vấn đề trên là chuyển đổi thông tin từ dạng giấy sang dạng số được gọi là giải pháp số hóa tài liệu. Số hóa tài liệu mang lại nhiều lợi ích cho công việc lưu trữ và sử dụng tài liệu, tài liệu của bạn sẽ được bảo vệ vĩnh viễn mà không lo lắng về việc tài liệu cũ đi hay những tác động của môi trường bên ngoài, tiết kiệm không gian cho việc lưu trữ tài liệu thay vì cần nhiều tủ để đựng thì nay chỉ cần chiếc máy tính là đủ, tiết kiệm thời gian tìm kiếm dữ liệu thay vì bỏ hàng giờ đồng hồ để tìm kiếm tài liệu trong kho thì nay chỉ cần nhập từ khóa để tìm kiếm, chính vì vậy mà hiệu quả công việc cao hơn, tiết kiệm được đáng kể chi phí và thời gian.
Trên cơ sở Đề án 458 của Chính Phủ (theo Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ) và Nghị định số 45/2020/NĐ-CP của Chính phủ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bình Phước đã tham mưu Sở Nội vụ trình UBND tỉnh ban hành các Kế hoạch để thực hiện gồm:
- Kế hoạch số 225/KH-UBND ngày 14/9/2020 của UBND tỉnh V/v triển khai công tác quản lý, lưu trữ tài liệu điện tử trên địa bàn tỉnh Bình Phước giai đoạn 2021-2025.
- Kế hoạch số 137/KH-UBND ngày 26/5/2020 của UBND tỉnh V/v triển khai thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.
- Kế hoạch số 303/KH-UBND ngày 11/12/2020 của UBND tỉnh về Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 trên địa bàn tỉnh.
Tại các kế hoạch này đã đề ra mục tiêu, yêu cầu công việc cụ thể cho từng cơ quan, đơn vị như:
+ Quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước;
+ Từng bước xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu điện tử trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, đảm bảo quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu điện tử có hiệu quả nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan, đơn vị, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan nhà nước;
+ Xác định rõ các nhiệm vụ cụ thể, thời gian thực hiện và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức có liên quan trong việc triển khai thực hiện quản lý tài liệu điện tử;
+ Triển khai kịp thời, hiệu quả các nhiệm vụ, nội dung quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ, Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ và Quyết định số 458/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý tài liệu điện tử;
+ Thực hiện tốt lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ chuyên ngành;
+ Đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có đủ năng lực, trình độ, kỹ năng đáp ứng yêu cầu quản lý, thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ điện tử và yêu cầu vị trí việc làm theo quy định;
+ Rà soát, nâng cấp hoàn chỉnh Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp đáp ứng đầy đủ các quy trình và kỹ thuật về quản lý văn bản điện tử, lập và quản lý hồ sơ điện tử và dữ liệu đặc tả, bảo đảm thực hiện nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử trong quá trình giải quyết công việc của các cơ quan, đơn vị; tuân thủ các quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước, an ninh, an toàn thông tin và văn thư, lưu trữ;
+ Xây dựng và hoàn thiện Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh và Lưu trữ chuyên ngành bảo đảm quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức;
+ Xây dựng cơ sở dữ liệu đặc tả và số hóa toàn bộ tài liệu lưu trữ định dạng giấy đã hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;
+ Tích hợp cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ chuyên ngành vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước theo lộ trình phù hợp;
+ Triển khai các giải pháp bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử; giải pháp bảo đảm giá trị pháp lý và xác thực tài liệu lưu trữ điện tử theo thời hạn bảo quản tài liệu và đảm bảo an ninh, an toàn thông tin mạng trong quá trình tổ chức sử dụng;
Tại các văn bản trên, Chi cục Văn thư – Lưu trữ được giao nhiệm vụ quan trọng, tham mưu trực tiếp như:
+ Chủ trì, tham mưu UBND tỉnh triển khai thực hiện Kế hoạch đảm bảo hiệu quả, thiết thực;
+ Kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện các nội dung nêu tại Kế hoạch;
+ Căn cứ nhu cầu công việc hàng năm, lập dự toán kinh phí gửi Sở Tài chính thẩm định, trình UBND tỉnh phê duyệt;
+ Sơ kết, tổng kết đánh giá kết quả thực hiện và báo cáo tình hình triển khai thực hiện về UBND tỉnh;
Giai đoạn 2021-2025, UBND tỉnh đã phê duyệt Kế hoạch và bố trí kinh phí để tiếp tục triển khai thực hiện xây dựng cơ sở dữ liệu, số hóa tài liệu đang lưu trữ và số hóa kết quả giải quyết thủ tục hành chính trên địa bàn tỉnh. Đây là sự quan tâm, khuyến khích, thúc đẩy các hoạt động lưu trữ số tại địa phương. Mặc dù kinh phí được bố trí chưa đáp ứng yêu cầu đặt ra nhưng đã thể hiện được quyết tâm của tỉnh trong việc đầu tư xây dựng Kho lưu trữ số và lĩnh vực lưu trữ điện tử trong thời gian tới.
2. Thuận lợi, khó khăn trong quá trình tổ chức thực hiện:
- Thuận lợi:
+ Được sự quan tâm, chỉ đạo sát sao của Lãnh đạo tỉnh và Sở Nội vụ; sự phối hợp, hỗ trợ của Sở Tài chính. Sở Thông tin và Truyền thông giúp cho quá trình tổ chức thực hiện được nhanh chóng, thuận lợi và hiệu quả.
+ Bộ máy tổ chức của Chi cục Văn thư - Lưu trữ họat động ổn định, hiệu quả; Tập thể lãnh đạo và CCVC Chi cục luôn đoàn kết, đồng lòng quyết tâm cao trong quá trình tổ chức thực hiện.
+ Trình độ công chức, viên chức của Chi cục cơ bản đáp ứng yêu cầu công việc đề ra (100% CCVC có trình độ đại học trở lên (có 50% trình độ cử nhân Lưu trữ học và CNTT), có 3CCVC có trình độ thạc sỹ).
+ Tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh, được bảo quản tốt giúp cho quá trình tổ chức thực hiện được nhanh chóng, chất lượng tài liệu số hóa cao.
- Khó khăn:
+ Trang thiết bị, phương tiện để lưu trữ tài liệu còn chưa đáp ứng yêu cầu công tác quản lý dữ liệu đã được số hóa. Các phần mềm lập hồ sơ công việc còn nhiều nhược điểm chưa được tháo gỡ; các cam kết bảo đảm an toàn tuyệt đối dữ liệu số từ các nhà cung cấp dịch vụ còn bị phụ thuộc nhiều yếu tố và chưa chắc chắn.
+ Tình hình ngân sách ở địa phương còn nhiều khó khăn, chưa đáp ứng yêu cầu công việc đặt công việc đặt ra.
3. Một số giải pháp để triển khai thực hiện tốt việc số hóa tài liệu lưu trữ:
- Cần phải tranh thủ tuyệt đối sự ủng hộ của Lãnh đạo tỉnh về chủ trương và sự đầu tư về nhân lực cũng như cơ sở vật chất để tổ chức thực hiện. Với chức năng nhiệm vụ được giao, chúng ta phải chứng minh được “giá trị đặc biệt của tài liệu lưu trữ” với Lãnh đạo các ngành, các cấp tại địa phương.
- Chi cục Văn thư - Lưu trữ phải tích cực, quyết tâm cao trong việc tham mưu và tổ chức thực hiện nhiệm vụ của ngành tại địa phương.
- Xây dựng đội ngũ cán bộ vững nghiệp vụ về công nghệ thông tin cũng như nghiệp vụ lưu trữ từ đó mới tham mưu tổ chức thực hiện có hiệu quả, sát với thực tế.
- Phải xác định rõ mục tiêu, chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ để lựa chọn thiết bị và xây dựng các tiêu chuẩn số hóa, thiết kế phần mềm cho phù hợp.
- Cần phải có được sự ủng hộ cao của cơ quan tài chính tại địa phương. Vì kinh phí để tổ chức thực hiện là vấn đề quan trọng nhất, có được chủ trương đầu tư, có cán bộ giỏi nhưng ngân sách không bố trí được nguồn vốn chúng ta cũng không thể tổ chức thực hiện được.
- Phải thường xuyên tạo điều kiện cho cán bộ nghiệp vụ được đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ để đáp ứng được sự phát triển của công nghệ. Đồng thời phải kịp thời cập nhật được sự thay đổi của công nghệ để điều chỉnh phần mềm quản lý cho phù hợp.
- Cơ sở vật chất phải đảm bảo tốt để bảo quản an toàn cho khối tài liệu đã số hóa, phải có những phương án sao lưu dữ liệu dự phòng để tránh những trường hợp rủi ro, thiên tai, hỏa hoạn xảy ra.
Ngoài ra, điều quan trọng là phải có sự thống nhất giữa những quy định của pháp luật về văn bản điện tử, tài liệu điện tử với những quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ. Nếu không việc áp dụng văn bản điện tử, tài liệu điện tử vào hoạt động hành chính của các cơ quan, tổ chức gặp rất nhiều khó khăn, trở ngại; đồng thời cũng cần ban hành chính sách tài chính hợp lý để triển khai nhiệm vụ này trong hoạt động của các cơ quan nhà nước.
Số hóa tài liệu ra đời như một giải pháp hữu hiệu giúp nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ giấy tờ, cũng như nâng cao chất lượng công việc cho các cơ quan, tổ chức, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí lâu dài. Do được lưu trữ dưới dạng tài liệu số nên việc phản hồi sẽ rất nhanh, không cần tốn thời gian để tìm kiếm văn bản trong đống tài liệu bằng giấy.
Với những kết quả cụ thể mà tài liệu số hóa mang lại đã góp phần không nhỏ trong việc nâng cao chất lượng quản lý, sử dụng, khai thác tài liệu tại các Trung tâm Lưu trữ tài liệu lịch sử nói chung và tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bình Phước nói riêng.

Tác giả bài viết: Lê Thị Lịch, CCT.Chi cục Văn thư – Lưu trữ.