Báo cáo kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2020 trên địa bàn tỉnh Bình Phước

Thực hiện Kế hoạch số 271/KH-UBND ngày 11/12/2019 của UBND tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh năm 2020; Công văn số 6532/BNC-VTLTNN ngày 26/12/2019 của Bộ Nội vụ về phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2020. Sở Nội vụ báo cáo kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ như sau:
I. KẾT QUẢ TRIỂN KHAI THỰC HIỆN
1. Tổ chức bộ máy và biên chế thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
a) Tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ
Chi cục Văn thư - Lưu trữ thực hiện chức năng lưu trữ lịch sử tỉnh và thực hiện chức năng tham mưu công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh.
- Cơ cấu tổ chức, bộ máy của Chi cục bao gồm:
+ Ban Lãnh đạo: Chi cục trưởng, 02 Phó Chi cục trưởng.
+ Các phòng chuyên môn: có 03 phòng chuyên môn nghiệp vụ gồm (Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ; Phòng Thu thập - Chỉnh lý; Phòng Nghiệp vụ Quản lý Kho.
- Biên chế: Chi cục được giao 24 biên chế (trong đó biên chế hành chính: 05, biên chế sự nghiệp: 18, hợp đồng theo Nghị định 68: 01) đã thực hiện 24/24 biên chế (trong đó biên chế hành chính: 05, biên chế sự nghiệp: 18, hợp đồng 68: 01).
- Trình độ công chức, viên chức: Thạc sỹ: 03; Đại học: 20; Trung cấp: 01.
b) Tại các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND tỉnh, đơn vị sự nghiệp trực thuộc Sở
Theo báo cáo của 19 sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND tỉnh, đơn vị sự nghiệp trực thuộc sở: đã bố trí 15 công chức, 10 viên chức, 10 hợp đồng làm công tác văn thư, lưu trữ.
- Về trình độ chuyên môn: Đại học Luật, Cử nhân Kế toán, Đại học Khoa học Thư viện…Chưa được đào tạo đúng chuyên ngành văn thư, lưu trữ.
c) Tại cấp huyện
Tại UBND các huyện, thị xã, thành phố và Phòng Nội vụ, Nội vụ Lao động - Thương binh & Xã hội các huyện, thị xã, thành phố đã bố trí công chức, viên chức tham mưu giúp Lãnh đạo UBND huyện, Trưởng phòng thực hiện chức năng tham mưu cho UBND các huyện, thị xã, thành phố quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ tại địa phương mình và bố trí viên chức sự nghiệp quản lý kho lưu trữ của Phòng Nội vụ, Phòng Nội vụ, Lao động - Thương binh & Xã hội các huyện, thị xã, thành phố thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.
Nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ tại các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND các huyện, thị xã, thành phố hầu hết là công chức, viên chức kiêm nhiệm, một người đảm nhận nhiều việc khác nhau.
Nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND các xã, phường, thị trấn chủ yếu là người hoạt động không chuyên trách kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ, thường xuyên chuyển đổi vị trí công tác khác nhau.
2. Công tác xây dựng và ban hành văn bản
a) Tại Sở Nội vụ
Ngoài các văn bản hành chính thông thường, các văn bản khác có liên quan phối hợp công tác giữa các cơ quan, đơn vị, từ đầu năm đến nay, Sở đã ban hành và tham mưu UBND tỉnh ban hành một số văn bản để quản lý, chỉ đạo công tác chuyên môn nghiệp vụ. Cụ thể:
- Trình UBND tỉnh ban hành:
+ Kế hoạch số 271/KH-UBND ngày 11/12/2019 của UBND tỉnh về kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh năm 2020;
+ Công văn số 3920/UBND-NC ngày 30/12/2019 về việc xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống tại các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND các huyện, thị xã, thành phố và UBND các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh;
+ Công văn số 385/UBND-NC ngày 24/02/2020 của UBND tỉnh về tăng cường, công tác bảo vệ bí mật Nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ;
+ Kế hoạch số 58/KH-UBND ngày 6/3/2020 của UBND tỉnh về việc thực hiện Thông tư số 01/2019/TT-BNV và Thông tư số 02/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ về quản lý tài liệu điện tử năm 2020; Công văn  số 1383/UBND-NC ngày 11/5/2020 về thuận chủ trương thay đổi một số nội dung của Kế hoạch số 58/KH-UBND;
+ Công văn số 833/UBND-NC ngày 01/4/2020 của UBND tỉnh về triển khai Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư, lưu trữ;
+ Công văn số 1225/UBND-NC ngày 28/4/2020 của UBND tỉnh về thực hiện Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan Nhà nước giai đoạn 2020-2025” theo QĐ số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính Phủ;
+ Báo cáo số 126/BC-UBND ngày 6/5/2020 của UBND tỉnh về báo cáo tổng kết thực hiện Luật Lưu trữ theo Công văn số 1515/BNV-VTLTNN ngày 25/3/2020 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
+ Công văn số 1418/UBND-NC ngày 14/5/2020 của UBND tỉnh về đôn đốc việc xây dựng hệ thống phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ theo Kế hoạch số 58/KH-UBND ngày 06/3/2020 của UBND tỉnh;
+ Công văn số 2518/UBND-NC ngày 27/7/2020 của UBND tỉnh về chỉ đạo các cơ quan thực hiện quản lý tài liệu lưu trữ điện tử trên địa bàn tỉnh;
+ Kế hoạch số 225/KH-UBND ngày 14/9/2020 của UBND tỉnh về việc triển khai công tác quản lý, lưu trữ tài liệu điện tử trên địa bàn tỉnh Bình Phước giai đoạn 2021-2025;
+ Công văn số 3814/UBND-NC ngày 26/10/2020 của UBND tỉnh về việc tăng cường công tác phòng cháy, chữa cháy, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ trong mùa mưa bão.
- Sở Nội vụ ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ:
+ Hướng dẫn số 131/SNV-CCVTLT ngày 5/2/2020 về hướng dẫn thực hiện Kế hoạch số 271/KH-UBND của UBND tỉnh và Công văn số 6532/BNV-VTLTNN của Bộ Nội vụ về kế hoạch công tác VTLT năm 2020;
+ Báo cáo số 237/SNV-CCVTLT ngày 26/02/2020 Báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ năm 2019 trên địa bàn tỉnh gửi Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
+ Công văn số 251/SNV-CCVTLT ngày 28/02/2020 đôn đốc các đơn vị bảo quản tài liệu lưu trữ trong thời tiết của mùa nắng nóng;
+ Hướng dẫn số 404/HD-SNV ngày 24/3/2020 hướng dẫn thực hiện một số nội dung liên quan đến việc gửi, nhận văn bản điện tử, sử dụng chữ ký số chuyên dùng trên văn bản điện tử;
+ Công văn số 585/SNV-CCVTLT ngày 23/4/2020 đề nghị các cơ quan, tổ chức rà soát, tổng hợp danh sách đề nghị tặng kỷ niệm chương “Vì sự nghiệp văn thư, lưu” đồng thời tổng hợp đề nghị của các cơ quan, tổ chức gửi Cục Văn thư và Lưu Trữ Nhà nước;
+ Công văn số 647/SNV-CCVTLT ngày 5/5/2020 về triển khai xây dựng quy chế công tác văn thư theo Công văn hướng dẫn số 297/VTLTNN-NV ngày 23/4/2020 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
+ Công văn số 648/SNV-CCVTLT ngày 5/5/2020 về triển khai thực hiện Thông tư số 01/2020/TT-BNV ngày 16/4/2020 của Bộ Nội vụ về việc bãi bỏ một số văn bản QPPL do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành;
+ Công văn số 880/SNV-CCVTLT ngày 4/6/2020 về thống kê danh mục, hồ sơ kết quả giải quyết TTHC còn hiệu lực gửi các cơ quan, tổ chức để làm cơ sở tham mưu xây dựng Kế hoạch số hóa TTHC theo Kế hoạch số 137/KH-UBND của UBND tỉnh;
+ Công văn số 1978/SNV-CCVTLT ngày 30/6/2020 về hướng dẫn một số nội dung về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
+ Công văn số 1488/SNV-CCVTLT ngày 24/8/2020 về giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
b) Tại các sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND tỉnh
Theo báo cáo của 18 sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND tỉnh: 18/18 sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND tỉnh đã ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan năm 2019; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ năm 2020; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan; Danh mục thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh.
Việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư, đa số cơ quan, đơn vị đã ban hành mới Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan.
3. Công tác Tuyên truyền, phổ biến pháp luật; tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ.
3.1. Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ
- Đối với cấp tỉnh: Sau khi các văn bản quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ có hiệu lực thi hành, Sở Nội vụ đã tham mưu UBND tỉnh tổ chức hội nghị tuyên truyền, phổ biến đến các sở, ban, ngành tỉnh, UBND các huyện, thị xã, thành phố. Để nâng cao hiệu quả, hàng năm Sở Nội vụ đều tham mưu UBND tỉnh triển khai lồng ghép với các lớp bồi dưỡng, tập huấn công tác văn thư, lưu trữ. Viết bài đăng tin trên Website trang tin CCHC và tổ chức nhà nước.
- Đối với cấp huyện: Thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của UBND tỉnh và Sở Nội vụ, UBND các huyện, thị xã, thành phố đã phổ biến, triển khai các văn bản quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ đến các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện, thị xã, thành phố bằng các hình thức như: ban hành văn bản chỉ đạo, mời báo cáo viên Sở Nội vụ triển khai, triển khai các văn bản mới ngày pháp luật hàng tháng, sao gửi văn bản đến cán bộ, công chức, viên chức để nghiên cứu thực hiện.
Từ những hoạt động tuyên truyền phổ biến nêu trên, nhận thức của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức về ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ ngày càng được nâng cao, đặc biệt là những người làm công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ. Các cơ quan, tổ chức đã hiểu được tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ trong thời gian đầu chính quyền điện tử, từng bước quan tâm đầu tư cho công tác văn thư, lưu trữ từ nhân sự đến cơ sở vật chất, gắn công tác lưu trữ với hoạt động chung của cơ quan, tổ chức.
3.2 tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ.
Nhằm phổ biến, triển khai các quy định mới của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; bồi dưỡng, nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ quản lý văn bản điện tử cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị, từng bước hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ theo hướng hiện đại hóa theo đúng kế hoạch. Năm 2020, Sở Nội vụ tổ chức 04 lớp bồi dưỡng, tập huấn triển khai Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ về việc quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử và Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025 cho hơn 150 học viên là công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các sở, ban, ngành tỉnh, Phòng Nội vụ, Phòng Nội vụ - LĐTB&XH các huyện, thị xã, thành phố; các phòng ban chuyên môn đơn vị trên địa bàn thành phố, Đồng Xoài; các tổ chức ngành dọc; Doanh nghiệp nhà nước cấp tỉnh.
Qua các lớp bồi dưỡng, tập huấn đã góp phần nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức đối với công tác văn thư, lưu trữ, đồng thời trang bị thêm những kiến thức cơ bản về nghiệp vụ cho công chức, viên chức, nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ, góp phần nâng cao năng suất, hiệu quả của công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh.
Ngoài ra, Chi cục cử báo cáo viên tập huấn, giảng dạy một số nội dung về công tác văn thư, lưu trữ theo yêu cầu của các cơ quan, đơn vị trong tỉnh như: Trường Chính trị tỉnh, UBND huyện Hớn Quản, Trường Cao đẳng Nghiệp vụ Cao su Bình Phước.
Trong năm Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã cử công chức, viên chức tham gia đầy đủ các lớp tập huấn, hội thảo, hội nghị do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Bộ Nội vụ tổ chức.
4. Về công tác thanh tra, kiểm tra
Trong năm Chi cục đã tham gia thanh tra, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ cùng Đoàn thanh tra Sở Nội vụ tại Ban Tôn giáo, UBND thị xã Phước Long (hoãn 02 cuộc thanh tra, kiểm tra tại Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Lao động Thương binh và Xã hội, do tình hình dịch covid-19 làm ảnh hưởng đến các hoạt động chung của toàn xã hội).
Trên cơ sở các đợt thanh tra, kiểm tra đã giúp các cơ quan, tổ chức nhận thức đầy đủ hơn về ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ cũng như thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức mình, từ đó giúp các cơ quan, tổ chức xác định những nội dung còn hạn chế, những việc cần phải làm để nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác văn thư, lưu trữ. Từ đó giúp đánh giá thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh để phục vụ cho việc quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ ngày càng hiệu quả, sâu rộng hơn. Đồng thời, giúp UBND tỉnh, Sở Nội vụ phát hiện kịp thời những khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ từ đó có cơ sở để đề xuất, tham mưu cấp có thẩm quyền sửa đổi, bổ sung các quy định của pháp luật cho phù hợp.
5. Công tác thẩm tra tài liệu đề nghị tiêu hủy
Trong năm 2020, Sở Nội vụ đã tiến thẩm tra tài liệu trùng thừa, hết giá trị của 02 đơn vị: Công ty Điện lực Bình Phước vàKho bạc Nhà nước tỉnh theo đúng quy định.
6. Chế độ báo cáo, thống kê công tác văn thư, lưu trữ
Thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã tham mưu Sở Nội vụ thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và báo cáo định kỳ, đột xuất theo yêu cầu của Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Tại các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thị xã, thành phố: Một số cơ quan, đơn vị đã thực hiện đầy đủ theo đúng thời gian quy định. Tuy nhiên, vẫn còn một số cơ quan, đơn vị còn chậm trễ trong việc báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ năm 2020.
7. Hoạt động nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ
7.1. Công tác văn thư
- Việc thực hiện các quy định về soạn thảo, ban hành văn bản: Nhìn chung, đã thực hiện đúng theo quy định. Tuy nhiên, vẫn còn một số ít cơ quan, đơn vị khi soạn thảo văn bản còn sai về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
- Việc quản lý văn bản đi, văn bản đến điện tử: Về cơ bản, thực hiện đúng theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư. Sở Nội vụ phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông từng bước hoàn thiện hệ thống điều hành tác nghiệp và quản lý văn bản để đáp ứng các yêu cầu tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
- Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan đã có nhiều chuyển biến tích cực hơn so với năm trước, tuy nhiên vẫn còn có một số cơ quan, đơn vị chưa thực hiện được việc thu thập tài liệu ở các phòng, bộ phận chuyên môn và cán bộ, công chức, viên chức vào Lưu trữ cơ quan; hồ sơ, tài liệu do, công chức, viên chức quản lý chưa giao nộp về Lưu trữ cơ quan dẫn đến tình trạng còn nhiều hồ sơ, tài liệu tích đống, chưa được sắp xếp, chỉnh lý.
- Công tác quản lý sử dụng con dấu và chữ ký số: Nhìn chung, các cơ quan, đơn vị đều thực hiện tốt việc quản lý và sử dụng con dấu theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về quản lý sử dụng con dấu.
Trong năm 2020, qua báo cáo của các cơ quan, đơn vị, việc quản lý con dấu, chữ ký số tại cơ quan, đơn vị đã không xây ra tình trạng thất lạc hay mất con đấu.
7.2. Công tác lưu trữ
7.2.1. Công tác thu thập, chỉnh lý và xác định giá trị tài liệu; giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử
- Năm 2020, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã ký hợp đồng chỉnh lý tài liệu của 10 cơ quan (Sở Xây dựng, Sở Công thương, Sở Ngoại vụ, Ủy ban MTTQVN tỉnh, Hội cựu chiến binh tỉnh, các phòng chuyên môn thuộc phòng Nội vụ huyện Hớn Quản, huyện Đồng Phú, Hội Liên hiệp phụ nữ, huyện Bù Đăng, Phòng Nội vụ thị xã Đồng Xoài). Hiện đã hoàn thiện và tổ chức nghiệm thu tài liệu của Sở Xây dựng, Sở Công thương, Ủy ban MTTQVN tỉnh, Hội cựu chiến binh tỉnh, các phòng chuyên môn thuộc phòng Nội vụ huyện Hớn Quản, huyện Bù Đăng, Phòng Nội vụ thị xã Đồng Xoài với tổng số 182,1m và đã bàn giao tài liệu có thời hạn quản cho phòng Nội vụ Thị xã Bình Long, phòng Nội vụ huyện Bù Đăng với số lượng 36m.
- Tiếp nhận tài liệu nộp lưu vào Kho lưu trữ lịch sử tỉnh của Sở Xây dựng, Vườn Quốc gia Bù Gia Mập, VP. HĐND - UBND thị xã Bình Long, Công ty Điện lực thành phố Đồng Xoài, Đài Phát thanh và Truyền hình và Báo Bình Phước với số lượng là 48,1m tài liệu.
- Hiện đang tiếp tục chỉnh lý hồ sơ, tài liệu của Sở Xây dựng, Sở Ngoại vụ, Phòng Lao động Thương binh và Xã hội thành phố Đồng Xoài.
7.2.2. Công tác bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ
- Tại kho lưu trữ lịch sử tỉnh hiện đang bảo quản 71 phông tài liệu, với tổng số 16.446 hộp, tương đương với 1.733,1m giá tài liệu, chủ yếu là tài liệu hành chính và tài liệu xây dựng cơ bản, có mốc thời gian tài liệu từ năm 1997 đến nay và đang bảo quản tại lưu trữ lịch sử theo đúng quy định.
Định kỳ hàng quý, Chi cục tổ chức dọn vệ sinh tài liệu và sàn kho tài liệu, đồng thời tiến hành phun thuốc phòng chống mối, mọt ở các kho tài liệu để đảm bảo việc bảo quản an toàn cho tài liệu lưu trữ theo đúng quy định.
- Kho tàng, trang thiết bị bảo quản:
+ Kho lưu trữ lịch sử tỉnh: Về cơ bản đảm bảo yêu cầu kỹ thuật; có hệ thống báo cháy bán tự động và chữa cháy bằng khí CO2; trang thiết bị bảo quản tài liệu tương đối đầy đủ (điều hoà nhiệt độ, quạt thông gió, máy hút bụi…) theo đúng quy định.
+ Kho lưu trữ cơ quan của các sở, ban, ngành tỉnh, UBND các huyện, thị xã, thành phố:
Nhìn chung các sở, ban, ngành tỉnh, UBND các huyện, thị xã, thành phố chưa có kho lưu trữ; tại một số sở, ban, ngành tỉnh, UBND các huyện, thị xã, thành phố đã sắp xếp bố trí một kho tạm để bảo quản tài liệu nhưng cũng chưa đảm bảo được yêu cầu như: Thiếu các trang thiết bị để bảo quản, diện tích phòng hẹp không đủ diện tích để thu thập hết tài liệu của cơ quan, đơn vị.
7.2.3. Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Để việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu quả, đảm bảo an toàn, Chi cục Văn thư - Lưu trữ và UBND một số huyện, thị xã, thành phố đã xây dựng và hoàn thiện dần các công cụ tra cứu như: Mục lục hồ sơ; thẻ tra tìm; lập sổ quản lý việc khai thác, sử dụng tài liệu một cách đạt hiệu quả cao. Ngoài ra, tại kho lưu trữ lịch sử tỉnh thuộc Sở Nội vụ và một số UBND các huyện, thị xã, thành phố đã bố trí phòng đọc phục vụ đầy đủ, kịp thời nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cho các cá nhân và độc giả khai thác.
- Năm 2020, Lưu trữ lịch sử tỉnh phục vụ khoảng 250 lượt các cơ quan, tổ chức và cá nhân đến khai thác, sử dụng tài liệu; cung cấp trên 2.300 bản sao và chứng thực.
- Về thực hiện Kế hoạch thu thập tài liệu lưu lịch sử, tài liệu lưu trữ quý, hiếm của tỉnh: Trong năm 2020 đã thu thập được trên 300 tài liệu, hình ảnh về công cuộc kháng chiến, kiến quốc của Đảng bộ, chính quyền và quân dân Bình Phước giai đoạn 1954-1975. Góp phần bổ sung và làm phong phú thêm thành phần Phông lưu trữ lịch sử tỉnh Bình Phước qua các thời kỳ.
- Thực hiện Kế hoạch số 224/KH-UBND ngày 26/9/2019 của UBND tỉnh về việc Tổ chức triển lãm tài liệu lưu trữ lịch sử “Bình Phước kháng chiến, kiến quốc 1954-1975”. Sở Nội vụ đã tham mưu UBND tỉnh tổ chức thành công cuộc Triển lãm tài liệu lưu trữ lịch sử cụ thể: Ngày 29/9/2020, UBND tỉnh phối hợp với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước long trọng tổ chức Lễ khai mạc tại Di tích lịch sử Quốc gia Tượng đài Chiến thắng Đồng Xoài. Lễ khai mạc đã thu hút hơn 200 người tham dự khai mạc triển lãm, trong suốt 10 ngày diễn ra triển lãm (từ ngày 29/9/2020-08/10/2020), Chi cục Văn thư - Lưu trữ (Sở Nội vụ) đã tiếp đón khoảng 1.000 lượt khách đến tham quan, gồm: Học sinh sinh viên các Trường trên địa bàn tỉnh; cán bộ, chiến sĩ thuộc lực lượng vũ trang; cán bộ, công chức, viên chức và người dân trên địa bàn tỉnh.
Cuộc triển lãm đã được đông đảo người dân đánh giá cao cả về nội dung và hình thức, góp phần tuyên truyền đến các tầng lớp người dân về giá trị đặc biệt của tài liệu lưu trữ lịch sử.
7.2.4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ
Để từng bước hiện đại hoá công tác văn thư, lưu trữ, các sở, ban, ngành; tổ chức cấp tỉnh; UBND các huyện, thị xã, thành phố đã và đang ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ trên hệ thống Văn phòng điện tử V.office; One-Win SYS của tỉnh đáp ứng được việc chuyển văn bản đi, đến điện tử (trên phần mềm quản lý văn bản, phần mềm lưu trữ); áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn thư, lưu trữ, (không gửi văn bản giấy theo đường Bưu điện, ngoại trừ văn bản Mật). Tuy nhiên, phần mềm quản lý văn bản đi, đến điện tử còn chậm, việc sử lý văn bản trên hệ thống còn hạn chế do hệ thống mạng nội bộ của cơ qua, đơn vị chưa thực sự đáp ứng được nhu cầu của công việc.
Tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ: Trong năm 2020, Sở Nội vụ thực hiện hoàn tất các nội dung của Kế hoạch số 58/KH-UBND ngày 6/3/2020 của UBND tỉnh cụ thể: Số hóa trên 200 mét tài liệu, tương đương 1.407.000 trang tài liệu; Trang bị máy tính, máy scan cho văn thư các sở, ngành, UBND các huyện thị, thành phố và máy tính cho hoạt động của Sở Nội vụ; đã xây dựng và hoàn thiện phần mềm “Quản lý tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh”.
8. Báo cáo tổng kết tình hình thực hiện Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội (từ năm 2012-2019)
Sở Nội vụ đã tham mưu UBND tỉnh xây dựng báo cáo tổng kết 08 năm thực hiện Luật Lưu trữ trên địa bàn tỉnh (Báo cáo số 126/BC-UBND ngày 06/5/2020 của UBND tỉnh báo cáo tổng kết tình hình thực hiện Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội (từ năm 2012-2019).
9. Về triển khai Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ; Thông từ số 02/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ; Quyết định số 458/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ
Để triển khai thực hiện có hiệu quả Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ về việc quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử; Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”. Sở Nội vụ đã ban hành Kế hoạch số 730/KH-SNV ngày 14/5/2020 và tổ chức tập huấn, triển khai các quy định mới của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử, cho các sở, ban, ngành tỉnh; UBND các huyện, thị xã, thành phố theo đúng thời gian và kế hoạch.
II. ĐÁNH GIÁ CHUNG
1. Ưu điểm
- Năm 2020, thời điểm chuyển giao giữa lưu trữ truyền thống và lưu trữ điện tử. Nhiệm vụ mới với khối lượng công việc tương đối nhiều nhưng Sở Nội vụ đã kịp thời tham mưu UBND tỉnh ban hành nhiều văn bản chỉ đạo cho các cơ quan, tổ chức, giúp cho công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ ngày càng nề nếp, ổn định. Từ đó nhận thức của Lãnh đạo các sở, ban, ngành tỉnh; UBND các huyện, thị xã, thành phố về vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ đã được nâng lên rõ rệt.
- Việc số hóa tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ lịch sử tỉnh giúp cho việc quản lý, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng thuận lợi hơn, tài liệu giấy cũng được bảo quản an toàn hơn do ít phải lấy ra phục vụ tra tìm, khai khác; Số lượng người dân, tổ chức có nhu cầu khai thác và giới thiệu ngày càng nhiều hơn.
- Việc thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ngày càng đi vào nề nếp, khoa học như: Quản lý văn bản đi, văn bản đến điện tử, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử đã có nhiều tiến bộ; việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản đi, văn bản đến điện tử, việc quản lý và sử dụng con dấu, chữ ký số đã mang lại nhiều lợi ích thiết thực như: Giảm tải văn bản giấy, gửi, nhận văn bản nhanh, tiết kiệm thời gian, chi phí, Lãnh đạo đi công tác ngoài tỉnh vẫn xử lý và ký số văn bản kịp thời, việc tra cứu văn bản tiện lợi, nhanh chóng.
2. Hạn chế
- Tại UBND các huyện, thị xã, thành phố, UBND các xã, phường, thị trấn vẫn còn tình trạng tài liệu bó gói chưa chỉnh lý nguyên nhân là chưa bố trí được nguồn kinh phí cho lĩnh vực công tác này.
- Công tác văn thư, lưu trữ điện tử là một nghiệp vụ mới, có tính cấp thiết, yêu cầu về hạ tầng công nghệ thông tin, trình độ, nhân lực phụ trách công tác văn thư, lưu trữ điện tử cũng thay đổi. Tuy nhiên hiện nay hạ tầng công nghệ thông tin của tỉnh chưa đồng bộ, hệ thống quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp thường xuyên bị lỗi, tốc độ xử lý còn chậm, vẫn còn tình trạng văn bản bị treo trên trục liên thông; dữ liệu văn bản trên hệ thống không lưu trữ được những năm trước đây dẫn đến nhiều tài liệu bị mất không tìm kiếm trên hệ thống được. Mặt khác, việc thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ yêu cầu các đơn vị phải bố trí chuyên trách đồng thời phải có trình độ chuyên môn phù hợp mới đáp ứng được yêu cầu chuyên môn trong thời kỳ mới, nhưng hiện tại ở hầu hết các cơ quan, đơn vị đều bố trí kiêm nhiệm làm công tác này, trình độ chuyên môn không phù hợp dẫn đến tình trạng tài liệu, văn bản không được lưu trữ, quản lý đúng quy định.
- Kinh phí dành cho công tác bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ điện tử còn hạn chế. Do đó, công chức, viên chức và người làm công tác văn thư, lưu trữ chưa được tập huấn, bồi dưỡng chuyên sâu về nghiệp vụ. Kinh phí đầu tư trang bị cho Kho Lưu trữ chuyên dụng cũng chưa đáp ứng yêu cầu đặt ra.
- Việc chấp hành các chỉ đạo chuyên môn về công tác văn thư, lưu trữ ở cấp huyện, cấp xã còn chậm, không kịp thời làm mất nhiều thời gian của cơ quan quản lý cấp trên.
III. KIẾN NGHỊ
Kính đề nghị UBND tỉnh:
- Chỉ đạo UBND các huyện, thị xã, thành phố bố trí ngân sách để chỉnh lý dứt điểm khối tài liệu tài liệu giấy còn tồn đọng, bó gói tại cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, thị xã, thành phố, UBND các xã, phường, thị trấn.
- Chỉ đạo các cơ quan, đơn vị đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lý văn bản đi, đến, trên hệ thống mạng nội bộ từ cấp tỉnh đến cấp huyện, cấp xã, phần mềm quản lý hồ sơ công việc V.office; One-Win, không chuyển văn bản giấy đối với văn bản hành chính thông thường.
- Ưu tiên kinh phí để bố trí cho các cơ quan, đơn vị xây kho lưu trữ để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị. Bố trí kinh phí cho các hoạt động của cơ quan, đơn vị trong công tác văn thư, lưu trữ để thực hiện công tác chỉnh lý hồ sơ, tài liệu tồn đọng, đầu tư trang thiết bị như giá kệ, bìa, hộp... nhằm bảo quản an toàn tài liệu tại cơ quan được tốt hơn.
- Tăng cường đầu tư hạ tầng công nghệ thông tin trong lĩnh vực quản lý tài liệu điện tử mà cụ thể là hệ thống quản lý văn bản và điều hành phải ổn định, tích hợp đầy đủ các tính năng của hệ thống, bảo đảm bảo quản tuyệt đối toàn bộ dữ liệu, văn bản được thực hiện trên hệ thống. Tránh trường hợp hệ thống bị lỗi, văn bản bị mất, không tìm kiếm được vì hiện nay toàn bộ tài liệu, văn bản được phát hành qua hệ thống này.
- Kho Lưu trữ chuyên dụng là một bộ phận đặc thù, quản lý toàn bộ tài liệu của tỉnh qua các thời kỳ với các tính năng yêu cầu kỹ thuật cao, khác biệt. Vì vậy, đề nghị được quan tâm đầu tư kinh phí, bố trí đủ nhân lực bảo đảm an toàn cho các hoạt động bảo quản nghiệp vụ quản lý Kho theo quy định.
- Bố trí kinh phí đủ và kịp thời để tổ chức tập huấn, bồi dưỡng cho đội ngũ công chức, viên chức, người làm công tác văn thư, lưu trữ làm tốt công tác lập hồ sơ, xử lý nghiệp vụ quản lý hồ sơ, văn bản trên môi trường mạng, đáp ứng yêu cầu của chính quyền điện tử và chính phủ số hiện nay.
- Tăng cường thanh tra, kiểm tra việc chấp hành các quy định về quản lý văn thư, lưu trữ ở cấp huyện, từ đó có cơ sở đánh giá trách nhiệm người đứng đầu cơ quan, bộ phận để chấn chỉnh, nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh. 
Trên đây là báo cáo kết quả thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Bình Phước năm 2020. Sở Nội vụ kính báo cáo UBND tỉnh./.