Kế hoạch Triển khai thực hiện công tác quản lý, lưu trữ tài liệu điện tử trên địa bàn tỉnh Bình Phước giai đoạn 2021-2025.

Thứ năm - 25/02/2021 14:56 3294

Thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt đề án “lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025’’.
Nhằm quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước. Ngày 14/9/2020, UBND tỉnh Bình Phước đã ban hành Kế hoạch số 225/KH-UBND triển khai thực hiện công tác quản lý, lưu trữ tài liệu điện tử trên địa bàn tỉnh giai đoạn 2021-2025 với những nội dung cụ thể như sau:
1. Mục đích
- Từng bước xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu điện tử trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, đảm bảo quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu điện tử có hiệu quả nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan, đơn vị, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan nhà nước.
- Xác định rõ các nhiệm vụ cụ thể, thời gian thực hiện và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức có liên quan trong việc triển khai thực hiện quản lý tài liệu điện tử.
- Triển khai kịp thời, hiệu quả các nhiệm vụ, nội dung quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ, Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ và Quyết định số 458/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý tài liệu điện tử.
- Thực hiện tốt lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ chuyên ngành đồng thời xây dựng kế hoạch và đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có đủ năng lực, trình độ, kỹ năng đáp ứng yêu cầu quản lý, thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ điện tử và yêu cầu vị trí việc làm theo quy định
2. Yêu cầu
- Rà soát, nâng cấp hoàn chỉnh Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp đáp ứng đầy đủ các quy trình và kỹ thuật về quản lý văn bản điện tử, lập và quản lý hồ sơ điện tử và dữ liệu đặc tả, bảo đảm thực hiện nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử trong quá trình giải quyết công việc của các cơ quan, đơn vị; tuân thủ các quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước, an ninh, an toàn thông tin và văn thư, lưu trữ.
- Xây dựng và hoàn thiện Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh và Lưu trữ chuyên ngành bảo đảm quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
- Xây dựng cơ sở dữ liệu đặc tả và số hóa toàn bộ tài liệu lưu trữ định dạng giấy đã hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
- Tích hợp cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ chuyên ngành vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước theo lộ trình phù hợp.
- Triển khai các giải pháp bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử; giải pháp bảo đảm giá trị pháp lý và xác thực tài liệu lưu trữ điện tử theo thời hạn bảo quản tài liệu và đảm bảo an ninh, an toàn thông tin mạng trong quá trình tổ chức sử dụng.
3. Nội dung thực hiện

STT	Nội dung thực hiện	Đơn vị phối hợp thực hiện	Thời gian thực hiện
A	Thực hiện chức năng QLNN về công tác văn thư, lưu trữ điện tử
1	Tham mưu UBND tỉnh rà soát, sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ hoặc xây dựng văn bản thay thế các văn bản quy phạm pháp luật do UBND tỉnh ban hành thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ không còn phù hợp với quy định hiện hành của pháp luật và tình hình thực tiễn địa phương.	Các sở, ban, ngành; UBND các huyện, thị xã, thành phố	Hàng năm
2	Xây dựng kế hoạch tuyên truyền và triển khai tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ điện tử.	- Sở thông tin và Truyền thông; - Các cơ sở đào tạo chuyên ngành VTLT	Hàng năm
3	Xây dựng kế hoạch và tổ chức kiểm tra tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; việc triển khai thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử tại các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh và UBND các huyện, thị xã, thành phố.	Các sở, ban, ngành; UBND các huyện, thị xã, thành phố	Hàng năm
4	Tham mưu UBND tỉnh ban hành kế hoạch và tổ chức đào tạo, bồi dưỡng CCVC làm công tác văn thư, lưu trữ đủ năng lực, trình độ, kỹ năng quản lý và thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ điện tử, đáp ứng tiêu chuẩn vị trí việc làm.	Các sở, ban, ngành; UBND các huyện, thị xã, thành phố	2022-2025
B	Thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025” và Kế hoạch số 137/KH-UBND ngày 26/5/2020 của UBND tỉnh về triển khai TTHC trên môi trường điện tử.
1	Tại lưu trữ cơ quan
1.1	Phối hợp xây dựng và hoàn thiện Hệ thống Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan đáp ứng các yêu cầu của pháp luật và đảm bảo giải pháp tích hợp, kết nối liên thông để trích xuất, nộp lưu tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh đối với cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu.	Các sở, ban, ngành; UBND các huyện, thị xã, thành phố	2021-2024
1.2	Trang bị hạ tầng, kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ đáp ứng yêu cầu lưu trữ an toàn và tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan.	Các sở, ban, ngành; UBND các huyện, thị xã, thành phố	2021-2023
1.3	Thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử tại Lưu trữ cơ quan.	Các sở, ban, ngành; UBND các huyện, thị xã, thành phố	Hàng năm
2	Tại Lưu trữ lịch sử tỉnh (Chi cục VTLT)
2.1	Trang bị hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị, hệ thống và giải pháp công nghệ bảo đảm thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh. Đảm bảo hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh đáp ứng các yêu cầu của pháp luật và lưu trữ an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử.	Sở Thông tin và truyền thông	2021-2025
2.2	Xây dựng Hệ thống tra cứu tài liệu lưu trữ điện tử đáp ứng yêu cầu tổ chức sử dụng trên môi trường mạng và phục vụ độc giả có nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến mức độ 4.	Sở Thông tin và Truyền thông	2022
2.3	Xây dựng cơ sở dữ liệu đặc tả và thực hiện nhiệm vụ số hóa tài liệu lưu trữ định dạng giấy có tần suất sử dụng cao, tài liệu lưu trữ lịch sử có giá trị bảo quản vĩnh viễn đang lưu trữ tại Chi cục VTLT giai đoạn 2021-2025.	Sở Thông tin và Truyền thông	2021-2025
2.4	Tích hợp cơ sở dữ liệu tài liệu điện tử từ phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.	Sở Thông tin và Truyền thông	2021-2025
2.5	Phối hợp thực hiện việc tích hợp cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tỉnh vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ Nhà nước.	Cục VTLT nhà nước; Sở Thông tin và Truyền thông	2025
2.6	Phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan triển khai giải pháp bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn; các giải pháp bảo đảm giá trị pháp lý và xác thực tài liệu lưu trữ điện tử theo thời hạn bảo quản tài liệu.	Sở Thông tin và truyền thông	2022
2.7	Thực hiện phân loại, lựa chọn và số hóa kết quả giải quyết thủ tục hành chính còn hiệu lực, thuộc thẩm quyền giải quyết của các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh đảm bảo việc kết nối, chia sẻ dữ liệu trong giải quyết TTHC trên môi trường điện tử theo KH số 137/KH-UBND ngày 26/5/2020 của UBND tỉnh.	Văn phòng UBND tỉnh; Sở Thông tin và Truyền Thông; các cơ quan, tổ chức có TTHC liên quan	2021-2022
3	Tại Lưu trữ chuyên ngành
	Lưu trữ chuyên ngành thực hiện việc quản lý tài liệu điện tử theo các quy định hiện hành và hoàn thành việc tích hợp cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước theo lộ trình phù hợp.	Các sở, ban, ngành; UBND các huyện, thị xã, thành phố	2021-2025
C	Công tác thu thập, chỉnh lý và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh
1	Tham mưu UBND tỉnh ban hành kế hoạch chỉnh lý dứt điểm khối tài liệu giấy tồn đọng, tích đống, kết hợp thực hiện quy trình nghiệp vụ lưu trữ trong môi trường điện tử giai đoạn 2021 - 2025 trên địa bàn tỉnh.	Các sở, ban, ngành; UBND các huyện, thị xã, thành phố	2021-2025
2	Tiến hành thu thập tài liệu của các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo thời hạn quy định.	Các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu	Hàng năm

4. Tổ chức thực hiện
4.1. Sở Nội vụ
- Chủ trì, tham mưu UBND tỉnh triển khai thực hiện Kế hoạch đảm bảo hiệu quả, thiết thực.
- Kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện các nội dung nêu tại Kế hoạch này.
- - nhu cầu công việc hàng năm, lập dự toán kinh phí gửi Sở Tài chính thẩm định, trình UBND tỉnh phê duyệt.
- Sơ kết, tổng kết đánh giá kết quả thực hiện và báo cáo tình hình triển khai thực hiện về UBND tỉnh.
4.2. Sở Thông tin và Truyền thông
- Phối hợp với Sở Nội vụ tổ chức thực hiện nội dung kế hoạch này.
- Hàng năm phối hợp với Sở Nội vụ trong công tác kiểm tra, đánh giá hiệu quả thực hiện công tác quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh và đề ra biện pháp khắc phục tồn tại, hạn chế, khó khăn vướng mắc trong quá trình thực hiện.
- Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị thực hiện các giải pháp lưu trữ hồ sơ, tài liệu điện tử, sử dụng chữ ký số chuyên dụng và đảm bảo an ninh, an toàn thông tin trong quá trình thực hiện.
4.3. Sở Tài chính
Tham mưu UBND tỉnh bố trí nguồn kinh phí, thẩm định và trình UBND tỉnh phê duyệt kinh phí tổ chức thực hiện kế hoạch theo quy định.
4.4. Các sở, ban, ngành và UBND các huyện, thị xã, thành phố
- Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao có trách nhiệm phối hợp với Sở Nội vụ thực hiện nội dung kế hoạch này.
- Thực hiện quản lý, lưu trữ hồ sơ, tài liệu điện tử phù hợp với mô hình và chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đáp ứng yêu cầu lưu trữ điện tử theo lộ trình quy định tại Quyết định số 458/QĐ-TTg và Kế hoạch này./.

Tác giả bài viết: Võ Quốc Thanh, Chi cục Văn thư - Lưu trữ