Thực hiện nhiệm vụ về công tác thanh tra chuyên ngành, ngày 11/10/2021 Giám đốc Sở Tư pháp tỉnh Bình Phước đã ban hành Quyết định số 173/QĐ-STP về thanh tra chuyên ngành việc chấp hành quy định pháp luật trong lĩnh vực công chứng, chứng thực đối với Văn phòng công chứng Nguyễn Hiếu.
Theo đó, Đoàn Thanh tra theo Quyết định số 173/QĐ-STP đã tiến hành thanh tra việc chấp hành quy định pháp luật trong lĩnh vực công chứng, chứng thực tại Văn phòng công chứng (VPCC)Nguyễn Hiếu và báo cáo Giám đốc Sở Tư pháp về kết quả thanh tra theo quy định.
Ngày 14/12/2021, Giám đốc Sở Tư pháp đã ban hành Kết luận thanh tra số 1102/KL-STP về việc chấp hành quy định pháp luật trong lĩnh vực công chứng, chứng thực tại VPCC Nguyễn Hiếu. Trong đó:
- Về ưu điểm:VPCC Nguyễn Hiếuthực hiện cơ bản chấp hành các quy định pháp luật trong quá trình tổ chức, hoạt động và các quy định của Luật Công chứng năm 2014; Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ; Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 của Chính phủ; Thông tư số 06/2015/TT-BTP ngày 15/6/2015 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng và các văn bản pháp luật có liên quan. Văn phòng đã mua bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho Công chứng viên và nhân viên làm việc tại Văn phòng theo quy định. Văn phòng đã mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho Công chứng viên theo quy định. Bên cạnh đó, Văn phòng đã phối hợp đảm bảo trong việc cung cấp hồ sơ, tài liệu liên quan đến tình hình tổ chức và hoạt động của Văn phòng để phục vụ cho quá trình thanh tra của Đoàn Thanh tra theo quy định.
- Về tồn tại, thiếu sót, vi phạm:Trong quá trình hoạt động công chứng, chứng thực, VPCC Nguyễn Hiếu Công chứng viên Nguyễn Văn Hiếu vẫn còn một số tồn tại, thiếu sót, vi phạm về chuyên môn nghiệp vụ, cụ thể như: Nội dung của văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế chứa đựng cả nội dung tặng cho quyền sử dụng đất của thành viên hộ gia đình sử dụng đất là chưa đúng theo quy định tại khoản 1 Điều 57 Luật Công chứng năm 2014. Thành phần của một số hồ sơ công chứng chưa được đảm bảo theo quy định như: Thiếu Phiếu yêu cầu công chứng của người tham gia hợp đồng hoặc có Phiếu yêu cầu công chứng của người tham gia hợp đồng nhưng không ghi đầy đủ nội dung yêu cầu; Thiếu bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; Đơn xác nhận hộ khẩu chưa có xác nhận và đóng dấu pháp nhân của cơ quan có thẩm quyền; Biên bản kết thúc niêm yết bỏ trống ngày, tháng kết thúc niêm yết;… Một số hồ sơ công chứng ghi Lời chứng không chính xác về tên hợp đồng, giao dịch theo quy định tại khoản 2 Điều 46 Luật Công chứng và Điều 22 Thông tư số 06/2015/TT-BTP ngày 15/6/2015 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng với nội dung của văn bản là hành vi pháp lý đơn phương của một người nhưng sử dụng hình thức là văn bản thỏa thuận và ghi tên lời chứng là văn bản thỏa thuận tài sản riêng. Công chứng viên thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật tại phần Lời chứng nhưng không ghi nội dung sửa lỗi kỹ thuật vào bên lề của Hợp đồng, không ký tên của Công chứng viên và không đóng dấu của Văn phòng công chứng là chưa đảm bảo theo quy định tại khoản 3 Điều 50 Luật Công chứng.Văn phòng niêm yết chưa đầy đủ thủ tục công chứng (các thủ tục chứng nhận về hợp đồng, giao dịch khác) theo quy định tại khoản 4 Điều 33 Luật Công chứng. Chưa chấp hành nghiêm các nội dung như: Thực hiện chế độ báo cáo bằng văn bản cho Sở Tư pháp về việc nhận và hướng dẫn tập sự tại Văn phòng theo quy định tại khoản 5 Điều 13 Thông tư số 04/2015/TT-BTP ngày 15/4/2015 của Bộ Tư pháp về hướng dẫn tập sự hành nghề công chứng; Lập, quản lý, sử dụng một số loại Sổ (sổ công chứng, sổ theo dõi việc sử dụng lao động, sổ công chứng bản dịch,...) theo quy định pháp luật. Văn phòng bố trí diện tích kho lưu trữ chưa đảm bảo theo quy định;.... Căn cứ quy định pháp luật về xử lý vi phạm hành chính, theo đó, Trưởng Đoàn Thanh tra số 173 đã lập Biên bản vi phạm hành chính đối với các hành vi vi phạm hành chính và ra Quyết định xử phạt vi phạm hành chính đối với Văn phòng công chứng Nguyễn Hiếu và Công chứng viên Nguyễn Văn Hiếu theo quy định pháp luật.
Theo Kết luận thanh tra số 1102, Giám đốc Sở Tư pháp yêu cầu VPCC Nguyễn Hiếu chấp hành nghiêm các nội dung sau: Tiến hành rà soát và kịp thời chấn chỉnh, khắc phục những sai sót, tồn tại đã được nêu tại Kết luận thanh tra, không để xảy ra các sai sót tương tự trong thời gian tới. Báo cáo kết quả thực hiện Kết luận thanh tra (việc khắc phục những tồn tại, thiếu sót) bằng văn bản và gửi về Sở Tư pháp trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận được Kết luận thanh tra. Thực hiện nghiêm việc rà soát, kiểm tra hồ sơ công chứng trước khi thực hiện công chứng, đảm bảo tính hợp pháp, chính xác của thành phần hồ sơ nhằm hạn chế tranh chấp có thể phát sinh; Chấp hành nghiêm quy định pháp luật trong quá trình giải quyết hồ sơ công chứng. Thực hiện rà soát các thủ tục công chứng và chấp hành nghiêm việc niêm yết các thủ tục công chứng, niêm yết khác có liên quan theo đúng quy định của Luật Công chứng năm 2014 và các văn bản pháp luật có liên quan (Trong đó cần lưu ý về niêm yết các thủ tục, các quy định có liên quan mới ban hành có hiệu lực để thực hiện việc niêm yết theo quy định). Ban hành và niêm yết Quyết định mức trần thu thù lao công chứng theo quy định tại khoản 2 Điều 67 Luật Công chứng năm 2014 để cụ thể hóa Quyết định số 12/2016/QĐ-UBND và Quyết định số 13/2016/QĐ-UBND ngày 23/3/2016 của UBND tỉnh nhằm làm căn cứ thu thù lao công chứng tại Văn phòng theo quy định.Chấp hành nghiêm quy định pháp luật trong việc: Lập, quản lý, sử dụng sổ trong hoạt động công chứng, chứng thực ,...; Lưu trữ hồ sơ công chứng theo đúng quy định của Luật Công chứng năm 2014 và các văn bản pháp luật có liên quan. Công chứng viên của Văn phòng: Phải tham dự lớp bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm theo đúng quy định; tích cực nghiên cứu quy định của Luật Công chứng, Bộ luật dân sự, Luật Hôn nhân và Gia đình, Luật Đất đai và các văn bản pháp luật liên quan, nâng cao kỹ năng nghiệp vụ trong việc soạn thảo và công chứng các hợp đồng, giao dịch,... không lặp lại các sai sót mà Đoàn Thanh tra đã chỉ ra. Kịp thời phản ánh những khó khăn, vướng mắc, bất cập của pháp luật trong lĩnh vực công chứng về Hội Công chứng viên tỉnh Bình Phước và Sở Tư pháp để được hướng dẫn, tháo gỡ nhằm góp phần nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh Bình Phước;...
Đính kèm:Kết luận thanh tra số 1102/KL-STP ngày 14/12/2021 của Giám đốc Sở Tư pháp./.
