Lộ trình và kết quả thực hiện số hóa sổ hộ tịch

Thứ hai - 16/09/2024 14:22

Theo thống kê của Bộ Tư pháp, hiện nay cơ quan đăng ký hộ tịch trên cả nước đang lưu trữ trên 8 triệu sổ hộ tịch tương đương với khoảng 100 triệu dữ liệu hộ tịch. Để đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số trong lĩnh vực đăng ký và quản lý hộ tịch, việc số hoá các dữ liệu hộ tịch nêu trên là vô cùng cần thiết, qua đó thúc đẩy việc triển khai có hiệu quả Đề án phát triển ứng dụng dữ liệu về dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ chuyển đổi số quốc gia giai đoạn 2022-2025, tầm nhìn đến năm 2030 (Đề án 06)[1].
Dữ liệu hộ tịch được số hóa cung cấp thông tin cho Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử (CSDLHTĐT) để kết nối, chia sẻ với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (CSDLQGVDC). Sau khi hoàn thành số hóa sẽ góp phần giảm tải quy trình tác nghiệp cho công chức làm công tác hộ tịch, rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục hành chính, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân trong việc thực hiện các thủ tục đăng ký hộ tịch trực tuyến.
Số hóa sổ hộ tịch là quá trình thu thập, phân loại, chụp và tạo lập các dữ liệu hộ tịch từ Sổ hộ tịch để thực hiện cập nhật vào Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch phục vụ xây dựng CSDLHTĐT toàn quốc. Sau khi hoàn thành số hóa, dữ liệu hộ tịch sẽ được chuyển đổi vào CSDLHTĐT, góp phần giúp công chức làm công tác hộ tịch giảm tải quy trình tác nghiệp, rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục hành chính, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân trong việc thực hiện các thủ tục đăng ký hộ tịch trực tuyến.
1. Lộ trình thực hiện số hóa sổ hộ tịch
Xác định việc số hóa dữ liệu lịch sử đóng vai trò quan trọng trong việc hoàn thiện CSDLHTĐT, nhằm hỗ trợ các địa phương số hóa, ngay từ năm 2019, Bộ Tư pháp đã triển khai thêm Phần mềm quản lý dữ liêu hộ tịch lịch sử (giai đoạn từ năm 2006 đến năm 2015) theo quy định tại Nghị định 158/2005/NĐ-CP (gọi tắt là Phần mềm 158) và ban hành Công văn số 1437/BTP-CNTT ngày 25/4/2019 hướng dẫn chi tiết về phương án, lộ trình thực hiện số hóa Sổ hộ tịch tại địa phương, lập dự toán kinh phí và việc xử lý các địa danh hành chính cũ, đã có sự thay đổi do sáp nhập, chia tách.
Theo đó, Bộ Tư pháp khuyến nghị thực hiện số hóa sổ hộ tịch theo 05 giai đoạn:
- Giai đoạn 1: Số hóa các sổ hộ tịch đã được đăng ký theo quy định của Luật Hộ tịch và các văn bản hướng dẫn thi hành có hiệu lực từ ngày 01/01/2016;
- Giai đoạn 2: Số hóa các sổ hộ tịch được đăng ký theo quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP (dữ liệu đăng ký hộ tịch từ năm 2006 đến hết năm 2015);
- Giai đoạn 3: Số hóa các sổ hộ tịch được đăng ký theo quy định của Nghị định số 83/1998/NĐ-CP ngày 10/10/1998 của Chính phủ về đăng ký hộ tịch (dữ liệu đăng ký hộ tịch từ năm 1999 đến năm 2006);
- Giai đoạn 4: Số hóa các sổ hộ tịch đã được đăng ký từ năm 1976 đến năm 1999;
- Giai đoạn 5: Số hóa các sổ hộ tịch đã đăng ký từ năm 1975 trở về trước.
Trong đó ưu tiên tập trung hoàn thành việc số hóa các Sổ hộ tịch của các giai đoạn 1 và 2 vì đây là hai giai đoạn công tác đăng ký, quản lý hộ tịch được thực hiện bài bản nhất và các Sổ đăng ký hộ tịch được lưu trữ đầy đủ nhất.
Bên cạnh đó, tại mỗi giai đoạn, cần ưu tiên thực hiện, hoàn thành việc số hóa lần lượt các sổ hộ tịch gốc theo thứ tự: Sổ đăng ký kết hôn, Sổ đăng ký khai sinh, Sổ đăng ký nhận cha, mẹ, con; Sổ đăng ký cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, Sổ đăng ký khai tử; các sổ đăng ký hộ tịch còn lại, bao gồm Sổ đăng ký giám hộ; Sổ đăng ký chấm dứt giám hộ; Sổ ghi chú ly hôn và Sổ đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc…
Khoản 2 Điều 24 Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/7/2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến quy định: “Ủy ban nhân dân các cấp có trách nhiệm triển khai việc số hoá, quản lý, khai thác dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy; chuyển đổi và chuẩn hóa dữ liệu từ các phần mềm đăng ký hộ tịch điện tử của địa phương đã triển khai thực hiện trước ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành và cập nhật CSDLHTĐT theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp, bảo đảm hoàn thành trước ngày 01/01/2025”. Như vậy, trước ngày 01/01/2025 địa phương phải hoàn thành số hóa dữ liệu hộ tịch lịch sử và chuyển vào CSDLHTĐT.
Để bảo đảm tiến độ thực hiện, Bộ Tư pháp đã ban hành các văn bản đề nghị UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quan tâm bố trí kinh phí, nâng cấp hạ tầng kỹ thuật, trang bị máy móc, chỉ đạo Sở Tư pháp phối hợp với các Sở, ngành có liên quan đẩy nhanh việc số hoá sổ hộ tịch[2]; đồng thời có 60 văn bản giải đáp vướng mắc cụ thể của địa phương trong quá trình thực hiện số hóa.
2. Kết quả đạt được
Cho đến nay, các tỉnh/thành phố đều đã xây dựng Kế hoạch và triển khai số hóa dữ liệu hộ tịch ở các mức độ khác nhau. Đến nay, đã có 63/63 tỉnh đã thực hiện số hoá. Số Sổ hộ tịch đã được số hóa là 2.524.892 sổ với hơn 60 triệu dữ liệu, trong đó, đã cập nhật vào CSDLHTĐT trên 50 triệu dữ liệu[3]. Tuy nhiên, ở một số địa phương nhiều khả năng tiến độ số hóa không được bảo đảm theo quy định. Cụ thể, ngoài 17 tỉnh/thành phố đã hoàn thành số hóa, còn 30 tỉnh/thành phố dự kiến hoàn thành nhiệm vụ, còn lại 16 tỉnh/thành phố tiến độ số hóa sổ hộ tịch còn chậm có nguy cơ không hoàn thành
2. Một số vướng mắc và nguyên nhân
2.1. Một số vướng mắc
Tuy đã được một số kết quả nhất định nhưng trong quá trình số hóa sổ hộ tịch, địa phương gặp phải một số khó khăn, vướng mặc, cụ thể như sau:
- Một số địa phương nhận thức chưa đầy đủ về nhiệm vụ số hóa, còn nhầm lẫn giữa số hóa sổ hộ tịch theo quy định của Nghị định số 87/2020/NĐ-CP với nhập dữ liệu hộ tịch từ sổ hộ tịch trên nền CSDLQGVDC theo Quy trình số 1292/HTQTCT-QLHC ngày 20/12/2022 giữa Bộ Công an và Bộ Tư pháp.
- Chưa được quan tâm bố trí kinh phí, nhân lực cơ sở hạ tầng không đủ đáp ứng, đối với các địa phương triển khai thực hiện số hóa bằng phương pháp giao cho công chức làm công tác hộ tịch tự thực hiện nhập dữ liệu, do công chức tư pháp - hộ tịch, vừa phải làm công việc chuyên môn, vừa thực hiện số hóa nên quá tải, không bảo đảm được tiến độ công việc, chưa kể về kỹ thuật và tâm lý, việc vừa nhập dữ liệu, vừa tự kiểm tra sẽ không bảo đảm được độ chính xác, khách quan của dữ liệu được số hóa.
- Tại UBND cấp xã, nhất là ở những địa phương kinh tế khó khăn thì công chức tư pháp - hộ tịch chưa được bố trí máy tính riêng để làm việc, đường truyền mạng cũng không ổn định dẫn đến việc số hóa dữ liệu hộ tịch gặp nhiều khó khăn.
- Chưa có phương án hiệu quả để kiểm tra độ chính xác sau khi nhập dữ liệu của công chức tư pháp - hộ tịch.
- Phần mềm/công cụ phục vụ việc số hóa vẫn chưa hoàn thiện:
+ Hệ thống thông tin quản lý đăng ký hộ tịch thường xuyên bị chậm, lỗi, từ chối truy cập, dữ liệu hiển thị không đầy đủ;
+ Hiện nay trên các Phần mềm quản lý hộ tịch, khai sinh điện tử đều không cập nhật tự động vào Sổ đăng ký khai sinh việc đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch được thực hiện tại nơi cư trú (mà không phải là nơi đăng ký ban đầu).
+ Một số dữ liệu hộ tịch không thể cập nhật vào Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử do cảnh báo nội dung thông tin đăng ký không đúng và không cho lưu như: đăng ký khai sinh cho trẻ khi người mẹ chỉ mới 12, 13 tuổi; đăng ký khai sinh của anh chị em song sinh cùng thông tin nhân thân; người có ngày sinh là 30/2; đăng ký kết hôn mà người vợ chưa đủ 18 tuổi, người chồng chưa đủ 20 tuổi (do đăng ký theo quy định của Luật Hôn nhân và Gia đình trước đây).
- Một số dữ liệu khi chuyển từ Phần mềm hộ tịch 158 sang Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung bị báo trùng dữ liệu do công chức tư pháp hộ tịch đã nhập dữ liệu lên Hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung để thực hiện thay đổi, cải chính cho người dân.
- Quá trình số hóa cho thấy nhiều sổ hộ tịch nhiều giai đoạn bị thiếu trường thông tin hoặc thông tin đồng bộ không chính xác như chức danh người ký, người đi khai, loại việc, giới tính; Sổ đăng ký hộ tịch còn rất nhiều sai sót do lỗi ghi chép của công chức hộ tịch, chữ viết của công chức tư pháp hộ tịch trong Sổ hộ tịch không đọc được do xấu và quá mờ, nhiều quyển sổ rách không đầy đủ thông tin, trùng lặp thông tin, số đăng ký lặp lại nhiều lần...(dữ liệu về đăng ký kết hôn nhưng không có ngày xác lập quan hệ hôn nhân; dữ liệu khai sinh: không có ngày tháng năm đăng ký khai sinh, thiếu thông tin về dân tộc, về cha, mẹ hoặc năm sinh của cha, mẹ trong giấy tờ hộ tịch lại ghi tuổi; không ghi số quyển, năm mở sổ; không có thông tin của công chức thực hiện đăng ký hộ tịch, thông tin lãnh đạo cấp xã ký giấy tờ hộ tịch; thông tin trong sổ khai sinh và Giấy khai sinh không thống nhất...)
- Nhiều sổ hộ tịch bị hư hỏng do nhiều yếu tố (do không có kho lưu trữ riêng biệt, bị côn trùng cắn, một số địa phương bị lũ lụt,...), khi thực hiện cập nhật, số hóa dữ liệu hộ tịch thì Sổ đăng ký hộ tịch còn sử dụng được, nhưng hiện nay kiểm tra để scan trang sổ đính kèm thì sổ bị hư hỏng, rách nát không thể scan được…
2.2. Nguyên nhân
Tại nhiều địa phương, việc triển khai số hóa mới chỉ đạt được 30%-50% khối lượng công việc cần thực hiện, có thể kể đến một số nguyên nhân của việc chậm tiến độ như: (i) Một phần do Lãnh đạo UBND tỉnh chưa thật sự sâu sát, quyết liệt trong lãnh đạo, chỉ đạo công tác số hóa, nhận thức chưa đầy đủ về tầm quan trọng của việc số hoá[4]; (ii) Sở Tư pháp chưa phát huy vai trò tham mưu trong quá trình triển khai thực hiện; (iii) Việc bố trí kinh phí phục vụ số hóa chưa bảo đảm, cơ sở hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị chưa phù hợp; (iv) Công chức làm công tác hộ tịch vừa phải làm công việc chuyên môn vừa thực hiện nhập dữ liệu và tự kiểm tra nên không bảo đảm được độ chính xác, khách quan của dữ liệu được số hóa, chưa có phương án hiệu quả để kiểm tra độ chính xác sau khi công chức tư pháp - hộ tịch nhập dữ liệu…
3. Một số giải pháp bảo đảm hoàn thành nhiệm vụ
Tại Hội nghị đánh giá tình hình 02 năm triển khai thực hiện Đề án phát triển ứng dụng dữ liệu về dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ chuyển đổi số quốc gia giai đoạn 2022-2025, tầm nhìn đến năm 2030 - Đề án 06, Thủ tướng Chính phủ đã chỉ đạo năm 2024 là năm Số hóa dữ liệu.
Nhằm bảo đảm hoàn thành nhiệm vụ số hóa sổ hộ tịch theo đúng thời hạn Nghị định số 87/2020/NĐ-CP quy định (trước 01/01/2025), thực hiện năm Số hóa dữ liệu theo chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ, cần thực hiện một số giải pháp như:
3.1. Về phía Trung ương
- Tăng cường công tác phối hợp giữa các cấp, các ngành có liên quan nhằm đẩy nhanh tiến độ, nâng cao chất lượng, hiệu quả của việc thực hiện các nhiệm vụ thuộc Đề án 06 trong lĩnh vực hộ tịch.
- Đầu tư nâng cấp cơ sở hạ tầng, đặc biệt là nâng cấp Trung tâm dữ liệu điện tử Bộ Tư pháp và nâng cấp Hệ thống thông tin đăng ký, quản lý hộ tịch.
Bộ Tư pháp cần tiếp tục tăng cường duy trì, vận hành ổn định Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch điện tử để đáp ứng yêu cầu tại địa phương như: đẩy nhanh tiến độ triển khai Dự án “Đầu tư hạ tầng Trung tâm dữ liệu điện tử Bộ Tư pháp giai đoạn 2022-2025”, Dự án “Xây dựng Cơ sở dữ liệu hộ tịch” trong giai đoạn 2022 - 2025. Sau khi hạ tầng được nâng cấp, Cơ sở dữ liệu hộ tịch được hoàn thiện, Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch sẽ hoạt động ổn định, đáp ứng yêu cầu đăng ký, quản lý hộ tịch trên môi trường điện tử và tiếp nhận được đầy đủ kết quả số hóa của địa phương.
- Tăng cường nhân lực hỗ trợ địa phương xử lý kịp thời các vấn đề kỹ thuật liên quan đến quá trình số hóa, tăng cường tổ chức tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ số hóa, kịp thời giải đáp các vướng mắc của địa phương trong quá trình thực hiện.
- Tổ chức kiểm tra việc số hóa tại các địa phương, nhất là với các địa phương còn chậm tiến độ và các địa phương giao cho công chức tư pháp – hộ tịch tự số hóa và nhập liệu thông tin (không thuê đơn vị chuyên môn về CNTT).
- Phát động đợt thi đua chuyên đề về việc đẩy nhanh tiến độ số hóa Sổ hộ tịch ở các địa phương, phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ trong Quý III/2024 (Quyết định số 818/QĐ-BTP ngày 10/5/2024 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp).
3.2. Về phía địa phương
Xác định việc hoàn thành số hóa sổ hộ tịch tại Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã để xây dựng CSDLHTĐT là nhiệm vụ trọng tâm của ngành tư pháp năm 2024. Tùy thuộc tình hình số hóa tại các địa phương, phân nhóm và thực hiện các nhiệm vụ, cụ thể như sau:
(i) Đối với các địa phương đã hoàn thành số hóa và cập nhật dữ liệu vào CSDLHTĐT
Cơ quan đăng ký hộ tịch chủ động phối hợp với cơ quan công an thực hiện rà soát đối chiếu, xử lý dữ liệu sai lệch giữa CSDLHTĐT với CSDLQGVDC theo hướng dẫn tại Quy trình số 1050/HTQTCT-QLHC
(ii) Đối với các địa phương đã hoàn thành số hóa nhưng đang phê duyệt, chuyển dữ liệu vào CSDLHTĐT
Đẩy nhanh tiến độ phê duyệt, chuyển dữ liệu từ Phần mềm hộ tịch 158 vào CSDLHTĐT; rà soát đối chiếu, xử lý dữ liệu sai lệch giữa CSDLHTĐT với CSDLQGVDC theo Quy trình số 1050/HTQTCT-QLHC.
(iii) Đối với các địa phương thực hiện nhập dữ liệu hộ tịch từ Sổ hộ tịch trên nền CSDLQGVDC theo Quy trình 1292/HTQTCT-QLHC
Quan tâm bố trí nguồn lực để scan, đính kèm trang sổ tương ứng, phê duyệt, chuyển dữ liệu vào CSDLHTĐT, hoàn thiện việc số hóa.
(iv) Đối với các địa phương đang thực hiện hoặc có nguy cơ không hoàn thành[5]
Các địa phương có nguy cơ không hoàn thành, UBND tỉnh cần bố trí kinh phí, chỉ đạo Sở Tư pháp chủ động phối hợp với các đơn vị liên quan đẩy nhanh tiến độ số hoá sổ hộ tịch; kịp thời thực hiện rà soát đối chiếu, xử lý dữ liệu sai lệch giữa CSDLHTĐT với CSDLQGVDC theo hướng dẫn tại Quy trình số 1050/HTQTCT-QLHC đối với dữ liệu đã được chuyển vào CSDLHTĐT.

[1] Ban hành kèm theo Quyết định số 06/QĐ-TTg ngày 06/01/2022 của Thủ tướng Chính phủ.

[2] Công văn số 1117/BTP-HTQTCT ngày 12/4/2022, Công văn số 2282/BTP-HTQTCT ngày 04/7/2022.

[3] Cụ thể: - 08 tỉnh đã hoàn thành số hóa và đẩy dữ liệu vào CSDLHTĐT;
- 09 tỉnh/thành phố đã hoàn thành số hóa, đang hoàn tất việc đẩy dữ liệu vào CSDLHTĐT;
- 42 tỉnh đang tiến hành số hóa, trong đó 15 tỉnh đang thực hiện song song giữa số hóa sổ hộ tich theo quy định tại Nghị định số 87/2020/NĐ-CP và nhập dữ liệu hộ tịch trên nền CSDLQGVDC theo Quy trình 1292/HTQTCT-QLHC [3];
- 04 tỉnh: Yên Bái, Bình Dương, Bình Phước, Thái Nguyên nhập dữ liệu hộ tịch trên nền CSDLQGVDC theo Quy trình 1292/HTQTCT-QLHC, trong đó, 03 tỉnh: Bình Dương, Bình Phước, Thái Nguyên đã hoàn thành nhập dữ liệu, đang chuẩn bị scan, đính kèm trang sổ tương ứng, cập nhật vào CSDLHTĐT.

[4] Tỉnh Ninh Thuận, mặc dù Nghị định 87/2020/NĐ-CP đã quy định việc số hoá phải hoàn thành trước ngày 01/01/2025, tuy nhiên ngày 21/11/2023, UBND tỉnh Ninh Thuận ban hành Kế hoạch số 4873/UBND-KH trong đó đề ra tiến độ hoàn thành việc số hoá vào năm 2027.

[5] Bộ Tư pháp đã có Công văn số 274/HTQTCT-HT, Công văn số 1594/BTP-HTQTCT, Công văn số 1595/BTP-HTQTCT, Công văn số 1596/BTP-HTQTCT ngày 01/4/2024 gửi 63 tỉnh/thành phố.

Tác giả: Sở Tư pháp So Tu phap, Nguồn: Cồng thông tin điện tử BTP