Vai trò của công tác văn thư lưu trữ trong hoạt động quản lý hành chính Nhà nước

Thứ năm - 12/09/2019 14:41

Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu chính xác, đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, chiến lược phục vụ phát triển kinh tế - xã hội phản ánh toàn bộ lịch sử hình thành, phát triển cũng như đời sống chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội của địa phương. Mỗi tổ chức cần hiểu rõ vai trò của công tác văn thư lưu trữ để bảo vệ an toàn và sử dụng tài liệu lưu trữ một cách có hiệu quả, nâng cao trách nhiệm của cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức xã hội... Tài liệu lưu trữ phải được lựa chọn, sắp xếp và bảo quản theo quy định của pháp luật, đáp ứng kịp thời các yêu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Để phát huy tốt vai trò của tài liệu lưu trữ, ngoài việc bảo quản an toàn tài liệu, bảo mật thông tin trong tài liệu lưu trữ, mỗi tổ chức cần quan tâm đến công tác sử dụng, khai thác và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Đó là cần phải đầu tư nghiên cứu, tìm tòi các biện pháp tạo ra cơ hội và điều kiện tốt nhất để độc giả có thể thuận tiện trong việc tiếp cận, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ, phát huy tốt những giá trị của tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu xã hội, góp phần vào sự nghiệp bảo vệ và phát triển đất nước trong giai đoạn hiện nay. Do đó, các cơ quan quản lý và cơ quan lưu trữ các cấp cần xác định rõ trách nhiệm của mình đối tài liệu lưu trữ, để có những giải pháp hiệu quả nhằm phát huy tốt giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ nghiên cứu và phát triển. Điều đó sẽ góp phần không nhỏ vào việc nâng cao nhận thức đối với việc giữ gìn bảo quản tài liệu lưu trữ nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước.Trong tiến trình cải cách hành chính nhà nước, vai trò và vị trí của công tác văn thư, lưu trữ đã khẳng định được ý nghĩa hết sức quan trọng. Với vai trò đặc biệt đó, thời gian qua Đảng và Nhà nước ta đã quan tâm đến lĩnh vực văn thư, lưu trữ cùng với đó là hệ thống các cơ quan quản lý công tác văn thư, lưu trữ, tài liệu lưu trữ quốc gia đã được xây dựng và đang từng bước được kiện toàn.
Cách đây 69 năm, vào ngày 03/01/1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh - Chủ tịch Chính phủ lâm thời Nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã ký Thông đạt số 1CP/VP gửi các Bộ trưởng trong đó nêu rõ: “Xét rằng một vài công sở đã tự tiện hủy bỏ hay bán các công văn và hồ sơ cũ. Hành động ấy có tính cách phá hoại, vì sợ làm mất những tài liệu có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia. Vậy yêu cầu các ông Bộ trưởng ban chỉ thị cho nhân viên các Sở phải gìn giữ tất cả các công văn, tài liệu và cấm không được hủy những công văn, tài liệu ấy nếu không có lệnh trên rõ rệt cho phép hủy bỏ. Xin nhắc rằng những hồ sơ hoặc công văn không cần dùng sau này sẽ phải gửi về những Sở lưu trữ công văn thuộc Bộ quốc gia Giáo dục tàng trữ. Những viên chức không tuân lệnh này sẽ bị nghiêm trị”.Thông đạt này chính là một trong những văn bản đầu tiên của Nhà nước ta về công tác lưu trữ, đặt nền móng quan trọng cho ngành Lưu trữ Việt Nam.
Ngày truyền thống của ngành Lưu trữ Việt Nam đã được Thủ tướng Chính phủ ký ban hành theo Quyết định số 1229/QĐ-TTg,ngày 17/9/2007, trong đó Điều 1 Quyết định có ghi: Ngày 03/01 hàng năm là ngày truyền thống của ngành Lưu trữ Việt Nam - lấy tên là“Ngày Lưu trữ Việt Nam” nhằm mục đích giáo dục truyền thống của Ngành Lưu trữ Việt Nam, nâng cao nhận thức, tinh thần trách nhiệm của những người làm công tác lưu trữ và của toàn xã hội trong việc bảo vệ, phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, phục vụ cho sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc; động viên phong trào thi đua lao động, nâng cao ý thức kỷ luật và đạo đức nghề nghiệp của cán bộ, công chức, viên chức trong Ngành Lưu trữ; biểu dương, khen thưởng kịp thời đối với cá nhân và tập thể có thành tích xuất sắc trong việc bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đối với các lĩnh vực đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư lưu trữ nói chung. Do đó, vai trò của công tác văn thư lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng được thể hiện ở 4 điểm sau:
Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội. Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan.
Thứ hai, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.
Thứ ba, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát.
Thứ tư, góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật quốc gia.
Từ những quan điểm trên có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư, lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt, nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Vì vậy, mỗi cơ quan hành chính nhà nước đều phải có một nhận thức đúng đắn về về vị trí và vai trò của công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị đi vào nề nếp và nâng cao hiệu quả quản lý của các cơ quan, đơn vị. Tuy nhiên, thời gian qua công tác văn thư lưu trữ còn bộc lộ một số hạn chế như: Lãnh đạo các cơ quan, đơn vị chưa thực sự quan tâm đến công tác quản lý và hoạt động thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ; đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ còn thiếu về số lượng và chưa đáp ứng yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ; việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư còn nhiều hạn chế…
Vì vậy, muốn phát huy được vai trò của công tác văn thư lưu trữ, các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh cần quan tâm đến một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ trong các hoạt động quản lý hành chính nhà nước như sau:
Một là để đưa công tác văn thư lưu trữ đi vào nề nếp và đạt được những bước tiến dài, rất cần sự thay đổi nhận thức của các cơ quan, đơn vị, đặc biệt là các cấp lãnh đạo. Cần có một đội ngũ cán bộ được đào tạo tốt về chuyên môn, một sự chỉ đạo nhất quán trong hoạt động của các cơ quan nhà nước và của các cơ quan chức năng chuyên ngành, phát huy trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan trong việc chỉ đạo, điều hành công tác văn thư, lưu trữ; cập nhật phổ biến các văn bản pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức nhằm nâng cao nhận thức về vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và thực hiện nghiêm túc các quy định của Nhà nước, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Trung ương và các văn bản chỉ đạo của UBND tỉnh và Sở Nội vụ về công tác văn thư, lưu trữ.
Hai là tăng cường công tác kiểm tra, chỉ đạo, động viên khen thưởng kịp thời cũng như xử lý các vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ. Giải quyết đầy đủ chế độ về phụ cấp trách nhiệm, độc hại, chính sách cho cán bộ văn thư lưu trữ chuyên trách, kiêm nhiệm. Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ để công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị trong toàn tỉnh ngày càng đi đúng hướng phát triển của ngành.
Ba là phải đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký, tra tìm văn bản và theo dõi công việc hàng ngày của cơ quan. Việc ứng dụng khoa học công nghệ vào quản lý văn bản như phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến, quản lý văn bản và lập hồ sơ giúp công tác văn thư tiết kiệm được thời gian, công sức và hạn chế khối lượng văn bản giấy ngày càng gia tăng nhằm số hoá tài liệu lưu trữ và hỗ trợ cho công tác khai thác phục vụ nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ của nhân dân và cán bộ công chức, viên chức.
Có thể thấy rằng tài liệu lưu trữ được khai thác đã phát huy được tầm quan trọng vốn có nhằm bảo đảm thông tin, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy, phục vụ kịp thời và có hiệu quả cho hoạt động thực tiễn, nghiên cứu lịch sử trên tất cả các lĩnh vực đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội và góp phần quan trọng trong việc hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch công tác của mỗi cơ quan, tổ chức.

Tác giả: Võ Quốc Thanh – CC.VTLT

Những tin mới hơn

Những tin cũ hơn