Hướng dẫn thực hiện Kế hoạch công tác Văn thư, Lưu trữ năm 2020

Thứ ba - 18/02/2020 14:25 13307

Triển khai thực hiện Công văn số 6532/BNV-VTLTNN ngày 26/12/2019 của Bộ Nội vụ về phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2020; Kế hoạch số 271/KH-UBND ngày 11/12/2019 của UBND tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh năm 2020.
Thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; Sở Nội vụ hướng dẫn các sở, ban, ngành, tổ chức cấp tỉnh; UBND các huyện, thị xã, thành phố và các Doanh nghiệp nhà nước (gọi chung là các cơ quan, đơn vị, địa phương) xây dựng và triển khai tốt kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2020 như sau:
1. Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về văn thư, lưu trữ
Các cơ quan, đơn vị, địa phương tăng cường tổ chức tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ ngành về công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý thông qua các phương tiện báo, đài; trang thông tin điện tử của cơ quan, tổ chức; tổ chức Hội nghị phổ biến, triển khai; sao gửi văn bản; lồng ghép thông qua các cuộc họp, giao ban định kỳ; triển khai tại buổi sinh hoạt “Ngày pháp luật” định kỳ của cơ quan...Phù hợp với đặc thù của địa phương và cơ quan, đơn vị.
2. Công tác xây dựng và ban hành văn bản
Trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản chỉ đạo của các cơ quan nhà nước cấp trên các cơ quan, đơn vị, địa phương cần: Tiếp tục rà soát, sửa đổi, bổ sung, ban hành các văn bản mới theo quy định hiện hành và phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức, cụ thể:
- Quy chế công tác văn thư, lưu trữ (căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức).
- Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan, Danh mục thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh (căn cứ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/06/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và bảng thời hạn bảo quản tài liệu của ngành).
Thời gian ban hành: trong năm 2020.
- Danh mục hồ sơ cơ quan năm 2020.
Thời gian ban hành: Quý I/2020.
3. Công tác tổ chức cán bộ, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ
- Bố trí biên chế văn thư, lưu trữ, đảm bảo tiêu chuẩn ngạch công chức, chức danh viên chức văn thư, lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật.
- Tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với từng đối tượng công chức, viên chức, trong đó tập trung chủ yếu vào các nội dung như: Soạn thảo, ký ban hành văn bản điện tử; quản lý văn bản điện tử; công tác lập hồ sơ điện tử và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư; công tác giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; công tác chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, quản lý và sử dụng con dấu...
- Thực hiện đầy đủ các chế độ phụ cấp trách nhiệm, độc hại, bảo hộ lao động và các chế độ khác cho công chức, viên chức và người lao động làm công tác văn thư, lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật.
4. Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ:
Tổ chức thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý, trong đó tập trung vào các nội dung như:
- Thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ;
- Công tác văn thư: Soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng thiết bị khóa bí mật; quản lý và sử dụng con dấu.
- Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: Dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu lưu trữ điện tử và dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ (bao gồm dữ liệu đặc tả phông lưu trữ, hồ sơ lưu trữ và văn bản, tài liệu) bảo đảm theo đúng quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử; công tác thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ; bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ (kho tàng, trang thiết bị và các biện pháp khác để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ); tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ và số hóa tài liệu;
- Báo cáo tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2020 và chế độ báo cáo thống kê định kỳ hằng năm theo quy định tại Thông tư số 03/2018/TT-BNV ngày 06/3/2018 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê ngành Nội vụ.
5. Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ
- Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ cơ quan, tổ chức; Đồng thời, thường xuyên sao lưu dữ liệu, bảo đảm lưu trữ an toàn tài liệu lưu trữ điện tử; triển khai thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ với quản lý tài liệu điện tử, ứng dụng các phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp theo đúng quy định.
- Xây dựng cơ sở dữ liệu để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ.
- Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.
6. Quản lý tài liệu tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh
- Tăng cường công tác kiểm tra tài liệu lưu trữ và kho bảo quản tài liệu lưu trữ lịch sử đảm bảo an toàn, phòng chống cháy nổ; phòng chống các nguy cơ ảnh hưởng đến tài liệu lưu trữ lịch sử như: mối mọt, ẩm mốc ...; định kỳ vệ sinh, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; đầu tư trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ lịch sử;
- Tiếp tục xây dựng kế hoạch thu thập tài liệu và hướng dẫn cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử;
- Tăng cường phát huy giá trị tài liệu lưu trữ lịch sử, đáp ứng các nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, cá nhân theo quy định. Lựa chọn hồ sơ, tài liệu lưu trữ có giá trị tổ chức trưng bày, triển lãm, viết bài đăng trên báo, tạp chí, trang thông tin điện tử, các phương tiện truyền thông xã hội.
7. Bố trí kinh phí để thực hiện công tác văn thư, hoạt động lưu trữ
Các cơ quan, đơn vị, địa phương chủ động bố trí đủ kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ theo quy định tại Điều 39 Luật Lưu trữ, đầu tư cho việc cải tạo, nâng cấp mở rộng kho lưu trữ đủ diện tích và các điều kiện bảo quản an toàn tài liệu theo quy định tại Khoản 3, Mục III của Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ và Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ.
8. Các hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ
Để thống nhất các hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp, đề nghị các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện tốt những công việc sau:
8.1. Công tác văn thư
- Thực hiện đúng các quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; văn bản hành chính thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; văn bản điện tử thực hiện theo Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức.
          - Quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định tại Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu và Công văn 278/UBND-NC ngày 02/02/2016 của UBND tỉnh về việc thực hiện nghiêm quy định về đóng dấu tài liệu hành chính khi phát hành văn bản.
          - Quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 02/11/2012 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Công văn số 1499/UBND-NC ngày 06/6/2016 của UBND tỉnh về việc thực hiện công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức.
          8.2. Công tác lưu trữ
8.2.1. Công tác thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu
- Đối với Lưu trữ cơ quan:
+ Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của các phòng, ban, bộ phận vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức.
+ Tổ chức chỉnh lý tài liệu, lựa chọn tài liệu có giá trị vĩnh viễn của cơ quan để giao nộp vào lưu trữ lịch sử theo đúng quy định.
- Đối với Lưu trữ lịch sử tỉnh:
Tiếp tục hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử chuẩn bị tài liệu đã đến thời hạn nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh theo Kế hoạch số 252/KH-UBND ngày 19/12/2014 của UBND tỉnh về việc chỉnh lý, thu thập tài liệu tồn đọng, tích đống trên địa bàn tỉnh giai đoạn 2015-2020.
- UBND các huyện, thị xã, thành phố:
+ Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu và giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử theo quy định tại Công văn số 3920/UBND-NC ngày 30/12/2019 của UBND tỉnh về việc xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống tại các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND các huyện, thị xã, thành phố và UBND các xã, phường, thị trấn trên địa bàn tỉnh.
+ Đối với các huyện, thị xã, thành phố đã thu tài liệu vào Lưu trữ huyện trước khi Luật Lưu trữ có hiệu lực thi hành mà chưa chỉnh lý hoàn chỉnh, bàn giao tài liệu về Lưu trữ lịch sử tỉnh, thì nhanh chóng thực hiện các bước theo quy định. Đối với những tài liệu không thuộc thành phần nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh, Phòng Nội vụ, Phòng Nội vụ - LĐTB&XH chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý và lưu trữ đến khi hết thời hạn bảo quản.
- Trình tự thủ tục nộp lưu tài liệu:
Thực hiện theo quy định tại Điều 22 Luật Lưu trữ và Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn giao nhận tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử các cấp.
8.2.2. Bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ
- Trang bị đầy đủ các trang thiết bị, phương tiện thiết yếu để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu như: Phương tiện báo cháy, chữa cháy, máy điều hoà nhiệt độ, độ ẩm, máy hút bụi, giá, cặp, hộp...
- Kiểm tra định kỳ các hồ sơ tài liệu, vệ sinh tài liệu, chế độ thông gió, duy trì nhiệt độ, độ ẩm trong kho phù hợp với từng loại tài liệu, áp dụng các biện pháp phòng chống nấm mốc, côn trùng.
- Thực hiện nghiêm công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.
- Niêm yết nội quy, quy chế khai thác, sử dụng tài liệu tại kho Lưu trữ, ngay trước cổng ra vào kho.
9. Thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ
Hàng năm, các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ theo quy định tại Thông tư số 03/2018/TT-BNV ngày 06/3/2018 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ và Công văn số 2124/SNV-CCVTLT ngày 01/11/2018 của Sở Nội vụ về việc hướng dẫn thực hiện báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
10. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ:
10.1. Đối với Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh
+ Bố trí phòng đọc để phục vụ cho nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.
+ Xây dựng và hoàn thiện dần các công cụ tra cứu như: Thẻ tra tìm; lập sổ quản lý việc khai thác, sử dụng tài liệu và quản lý độc giả.
+ Xây dựng website của Chi cục Văn thư - Lưu trữ nhằm cập nhật các thông tin liên quan đến công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ; cập nhật các tài liệu lưu trữ để cho các tổ chức, cá nhân thuận tiện trong việc tra cứu, tìm hiểu tiến tới sử dụng trang website để cung cấp sử dụng dịch vụ công trực tuyến về lĩnh vực văn thư, lưu trữ.
+ Tổ chức thu thập những tài liệu có giá trị về lịch sử tỉnh Bình Phước để chuẩn bị trưng bày triển lãm tài liệu, công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ đang lưu trữ tại lưu trữ lịch sử.
10.2. Đối với Phòng Nội vụ, Phòng Nội vụ - Lao động TB&XH các huyện, thị xã, thành phố
+ Xây dựng các công cụ tra cứu như: lập sổ quản lý việc khai thác, sử dụng tài liệu.
+ Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị. Thực hiện số hóa tài liệu; xây dựng cổng thông tin điện tử, tích hợp phần mềm quản lý hồ sơ và hệ thống quản lý văn bản đi, đến điện tử tại Lưu trữ nhằm cập nhật các tài liệu lưu trữ để cho các tổ chức, cá nhân thuận tiện trong việc tra cứu, tìm hiểu tiến tới sử dụng dịch vụ công trực tuyến về lĩnh vực văn thư, lưu trữ tại địa phương mình một cách nhanh chóng, hiệu quả.
10.3. Đối với các sở, ban, ngành, tổ chức cấp tỉnh; UBND các huyện, thị xã, thành phố, các Doanh nghiệp Nhà nước
Xây dựng bản mục lục hồ sơ và danh mục các tài liệu để phục vụ cho nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của cơ quan được nhanh chóng, thuận lợi.
Hoàn thiện hệ thống quản lý tài liệu điện tử đảm bảo các chức năng chính để thực hiện việc tin học hóa công tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên môi trường mạng.
Báo cáo tổng kết Luật Lưu trữ năm 2011 và đề xuất sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế.
Quán triệt, tổ chức triển khai thực hiện nghiêm Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử và Công văn số 5709/BNV-VTLTNN ngày 30 tháng 10 năm 2017 của Bộ nội vụ về việc hướng dẫn triển khai thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg; Nghị định về công tác văn thư (Nghị định thay thế Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP); Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức và Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
          Sở Nội vụ đề nghị các cơ quan, đơn vị, địa phương căn cứ vào Công văn hướng dẫn này và tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị, địa phương xây dựng kế hoạch chi tiết cụ thể để triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2020 phù hợp, hiệu quả và báo cáo kết quả thực hiện về Sở Nội vụ (thông qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ) trước ngày 20/11/2020 để Sở Nội vụ tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh./.

Tác giả bài viết: Thái Văn Kiện - VTLT