quản lý tài liệu điện tử trên địa bàn tỉnh Bình Phước năm 2020

Thứ ba - 12/05/2020 16:30 4239

Ứng dụng CNTT trong quản lý hành chính nhà nước nhằm đẩy mạnh cải cách hành chính, xây dựng nền hành chính điện tử giúp cho việc xử lý thông tin nhanh, chính xác, đầy đủ, phục vụ tốt cho tổ chức, người dân và doanh nghiệp. Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nhà nước nhằm đáp ứng yêu cầu phục vụ và phát triển kinh tế - xã hội, nâng cao hiệu quả của cải cách hành chính nhà nước. Trong quá trình ứng dụng CNTT trong các cơ quan quản lý hành chính nhà nước đã và đang hình thành một khối lượng tài liệu điện tử khá lớn đòi hỏi phải được quản lý và khai thác sử dụng hiệu quả.
Tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ điện tử nói riêng có ý nghĩa quan trọng trong các lĩnh vực chính trị, kinh tế, an ninh quốc phòng và văn hóa xã hội của đất nước, là di sản quốc gia, thuộc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam, cần được quản lý thống nhất, hiệu quả để phục vụ các hoạt động của Đảng, quản lý của Nhà nước và các nhu cầu xã hội theo quy định của pháp luật. Theo quy định tại Luật Lưu trữ: “Tài liệu lưu trữ điện tử” là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác. Đây là một loại hình tài liệu mới hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng máy vi tính trong quá trình sản sinh và lưu trữ tài liệu. Vì vậy, công tác quản lý, lưu trữ tài liệu điện tử cần phải có phương pháp mới trên cơ sở hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ và thông tin truyền thông cùng với sự kết hợp chặt chẽ giữa khoa học lưu trữ và khoa học CNTT.
Để thực hiện tốt công tác lưu trữ tài liệu điện tử trong các cơ quan, tổ chức nhà nước trong thời gian hiện nay. Ngày 24/01/2019, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 01/2019/TT-BNV và Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý văn bản điện tử.
Để các cơ quan, đơn vị chủ động triển khai thực hiện có hiệu quả Thông tư của Bộ Nội vụ, UBND tỉnh ban hành Kế hoạch triển khai thực hiện năm 2020, với những nội dung cụ thể như sau:
I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU
1. Mục đích
- Triển khai kịp thời, hiệu quả các nhiệm vụ, nội dung quy định tại Thông tư số 01/2019/TT-BNV và Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ (gọi tắt là Thông tư số 01/2019/TT-BNV, Thông tư số 02/2019/TT-BNV) nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý văn bản điện tử.
- Nâng cấp trang thiết bị, máy móc nhằm đáp ứng yêu cầu công tác văn thư lưu trữ điện tử.
- Từng bước xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu điện tử trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đơn vị đáp ứng tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào theo quy định.
- Xác định rõ các nhiệm vụ cụ thể, thời gian thực hiện và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức có liên quan trong việc triển khai thực hiện.
- Nâng cao kỹ năng và ý thức trách nhiệm quản lý hồ sơ tài liệu điện tử trong quá trình giải quyết công việc của các cơ quan, đơn vị.
2. Yêu cầu
- Bám sát các mục tiêu, yêu cầu của Thông tư số 01/2019/TT-BNV, Thông tư số 02/2019/TT-BNV và tình hình thực tiễn tại từng cơ quan, đơn vị trong việc triển khai thực hiện.
- Phát huy vai trò, trách nhiệm của Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị đối với công tác văn thư, lưu trữ điện tử.
- Hoàn chỉnh hệ thống phần mềm “Quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp” đáp ứng quy trình nghiệp vụ trao đổi, xử lý, lưu trữ tài liệu điện tử trong công tác văn thư, lưu trữ, quản lý tài liệu điện tử trong quá trình giải quyết công việc của các cơ quan, đơn vị.
- Xây dựng hệ thống phần mềm “Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh” đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật, phù hợp với những tính năng lưu trữ của Hệ thống phần mềm “Quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp” của tỉnh.
- Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ điện tử trong giai đoạn hiện nay.
II. NỘI DUNG

STT	Nội dung thực hiện	Thời gian thực hiện
A	Thực hiện chức năng QLNN về công tác văn thư, lưu trữ điện tử
1	Khảo sát, đánh giá về thực trạng quản lý văn bản điện tử tại văn thư các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh	Tháng 3/2020
2	Xây dựng văn bản Hướng dẫn thực hiện một số nội dung liên quan đến việc gửi, nhận văn bản điện tử, sử dụng chữ ký số chuyên dùng trên văn bản điện tử đúng quy định.	Tháng 3/2020
3	Xây dựng kế hoạch và triển khai tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ điện tử cho các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh. Đối tượng: Người làm công tác văn thư, lưu trữ tại các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.	Quý III, IV/2020
4	Tham mưu UBND tỉnh xây dựng Kế hoạch triển khai thực hiện Thông tư số 01/2019/TT-BNV và Thông tư số 02/2019/TT-BNV giai đoạn 2021-2025	Quý IV/2020
B	Thực hiện Công văn số 3139/UBND-KGVX ngày 25/10/2019 và Kết luận số 36/TB-UBND ngày 13/02/2020 của UBND tỉnh
1	Số hóa tài liệu theo Kế hoạch số 279/KH-UBND ngày 01/12/2016 của UBND tỉnh	Quý II/2020
2	Trang bị máy tính, máy scan cho văn thư tại các cơ quan, đơn vị và cho hoạt động của Sở Nội vụ.	Quý III, IV/2020
3	Nâng cấp, xây dựng hệ thống phần mềm “Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh”.	Quý III, IV/2020

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Sở Nội vụ
- Chủ trì tham mưu UBND tỉnh triển khai thực hiện Kế hoạch đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả, thiết thực.
- Chủ trì tổ chức đấu thầu, lựa chọn nhà thầu đảm bảo các quy trình, thủ tục theo quy định của pháp luật.
- Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông và các cơ quan, đơn vị có liên quan thực hiện các nội dung có liên quan theo kế hoạch.
- Chịu trách nhiệm về quy trình nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ điện tử khi xây dựng các yêu cầu, chức năng của hệ thống phần mềm “Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh” đáp ứng theo Thông tư 02/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ.
- Lập dự toán chi tiết kinh phí gửi Sở Tài chính thẩm định, trình UBND tỉnh phê duyệt.
- Trên cơ sở kết quả thực hiện Kế hoạch năm 2020, tổ chức đánh giá và báo cáo kết quả thực hiện về UBND tỉnh. Đồng thời, xây dựng Kế hoạch thực hiện giai đoạn 2021-2025 trình UBND tỉnh phê duyệt.
2. Sở Thông tin và Truyền thông
- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan đôn đốc, kiểm tra, đánh giá các tính năng của phần mềm “Quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp”; nâng cấp, bổ sung các chức năng đảm bảo đáp ứng các yêu cầu quy định tại Thông tư 01/2019/TT-BNV và Thông tư số 02/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ (hoàn thành trong quý 3/2020). Gửi kết quả về Sở Nội vụ để phối hợp thực hiện các bước tiếp theo của Kế hoạch.
- Phối hợp với Sở Nội vụ trong quá trình xây dựng hệ thống phần mềm “Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh” về hạ tầng, kỹ thuật. Đảm bảo khi đưa vào vận hành phải đáp ứng các yêu cầu:
+ Đáp ứng theo Thông tư 02/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ.
+ Đảm bảo thống nhất với tiêu chuẩn thông tin dữ liệu đầu vào của hệ thống phần mềm “Quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp của tỉnh”.
+ Có khả năng trao đổi dữ liệu với hệ thống phần mềm “Quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp”, phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật của Bộ Thông tin và Truyền thông.
+ Bảo đảm an toàn, an ninh thông tin mạng theo quy định của pháp luật.
3. Sở Tài chính
Thẩm định và trình UBND tỉnh phê duyệt dự toán theo quy định.
4. Các sở, ban, ngành và UBND các huyện, thị xã, thành phố
- Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao có trách nhiệm phối hợp với Sở Nội vụ thực hiện Kế hoạch này.
- Tăng cường chỉ đạo, quán triệt đến toàn thể cán bộ, công chức, viên chức và người làm công tác văn thư thực hiện tốt các nội dung quy định tại Thông tư 01/2019/TT-BNV và Thông tư số 02/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ./.

Tác giả bài viết: Võ Quốc Thanh - Văn thư lưu trữ