Nguyên tắc và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ số

Thông tư này quy định chi tiết khoản 2 Điều 29, khoản 3 Điều 34, khoản 7 Điều 36 Luật Lưu trữ, bao gồm: thể thức, kỹ thuật trình bày và quy trình số hóa tài liệu lưu trữ; thể thức, kỹ thuật trình bày khi chuyển đổi tài liệu lưu trữ số sang tài liệu lưu trữ giấy; thu nộp, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ số và hủy tài liệu lưu trữ số hết giá trị.

Đối tượng áp dụng: Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, doanh nghiệp nhà nước; tổ chức, cá nhân thực hiện các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ số quy định tại điểm a khoản 3 Điều 36 và các hoạt động dịch vụ lưu trữ quy định tại khoản 1 Điều 53 Luật Lưu trữ; tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng quyết định việc áp dụng quy định của Thông tư này đối với tài liệu lưu trữ tư phù hợp với từng điều kiện cụ thể.

Nguyên tắc bảo quản tài liệu lưu trữ số

Điều 26 Thông tư quy định tài liệu lưu trữ số phải được bảo quản an toàn, xác thực, bảo mật cùng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ trên các phương tiện lưu trữ và được chuyển đổi theo công nghệ phù hợp.

Tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phải được kiểm tra, sao lưu để bảo đảm an toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy cập và sử dụng các biện pháp kỹ thuật để việc phân loại, lưu trữ được thuận lợi nhưng phải bảo đảm không thay đổi nội dung tài liệu.

Thiết bị, phương tiện lưu trữ tài liệu lưu trữ số, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được quản lý và bảo quản an toàn theo quy định về Kho lưu trữ số.

Bảo đảm khả năng truy cập, quản lý, tìm kiếm, cập nhật, chia sẻ tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

Yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ số

Điều 27 Thông tư quy định tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phải được sao lưu ít nhất hai bộ, mỗi bộ trên một phương tiện lưu trữ độc lập, việc sao lưu phải bảo đảm đầy đủ, chính xác, kịp thời, an toàn.

Bảo đảm thống nhất quy trình kiểm tra, sao lưu, phục hồi tài liệu lưu trữ số với kiểm tra, sao lưu, phục hồi với cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

Tài liệu lưu trữ số được kiểm tra, sao lưu, phục hồi đồng thời với cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

Quy trình, thủ tục, cách thức kiểm tra, sao lưu, phục hồi tài liệu lưu trữ số được thực hiện đồng bộ với quy trình, thủ tục, cách thức kiểm tra, sao lưu, phục hồi cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.

Hạ tầng kỹ thuật, phần mềm bảo quản tài liệu lưu trữ số thực hiện theo quy định về Kho lưu trữ số.

Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/7/2025./.