Hướng dẫn thực hiện kế hoạch công tác văn thư lưu năm 2019

Thứ hai - 08/04/2019 15:33

Triển khai thực hiện Công văn số 297/BNV-VTLTNN ngày 18/01/2019 của Bộ Nội vụ về việc phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2019; Kế hoạch số 263/KH-UBND ngày 28/12/2018  của UBND tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh năm 2019.
Thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; Sở Nội vụ đề nghị các sở, ban, ngành, tổ chức cấp tỉnh; UBND các huyện, thị xã, thành phố và các Doanh nghiệp nhà nước (gọi chung là các cơ quan, đơn vị, địa phương) triển khai thực hiện tốt kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2019 trên địa bàn tỉnh và tập trung vào các nội dung như sau:
1. Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về văn thư, lưu trữ
Các cơ quan, đơn vị, địa phương tăng cường tổ chức tuyên truyền, phổ biến các quy định của pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ ngành, cơ quan, tổ chức về công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý thông qua các phương tiện báo, đài; trang thông tin điện tử của cơ quan, tổ chức; tổ chức Hội nghị phổ biến, triển khai; sao gửi văn bản; lồng ghép thông qua các cuộc họp, giao ban định kỳ; triển khai tại buổi sinh hoạt “Ngày pháp luật” định kỳ của cơ quan....
2. Công tác xây dựng và ban hành văn bản
Trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản chỉ đạo của các cơ quan nhà nước cấp trên các cơ quan, đơn vị, địa phương cần: Tiếp tục rà soát, sửa đổi bổ sung ban hành các văn bản mới theo quy định hiện hành và phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức, cụ thể:
- Quy chế công tác văn thư, lưu trữ (căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức).
- Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan, Danh mục thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh (căn cứ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/06/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và bảng thời hạn bảo quản của ngành).
Thời gian ban hành: trong năm 2019.
- Danh mục hồ sơ cơ quan năm 2019.
Thời gian ban hành: Quý I/2019.
* Lưu ý: Sau khi ban hành các văn bản trên đề nghị các cơ quan, đơn vị gửi 01 bản về Sở Nội vụ (thông qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ) để theo dõi, tổng hợp.
3. Công tác tổ chức cán bộ, tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ
- Tiếp tục kiện toàn tổ chức bộ máy, nhân sự theo hướng tinh gọn, bố trí biên chế văn thư, lưu trữ, đảm bảo đúng tiêu chuẩn ngạch công chức, viên chức văn thư, lưu trữ.
- Tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị, địa phương mình, trong đó tập trung chủ yếu vào các nội dung như: quản lý văn bản đi, văn bản đến; công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; công tác chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, quản lý và sử dụng con dấu… ưu tiên tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, đơn vị nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả của hồ sơ, góp phần giảm thiểu số lượng tài liệu tồn đọng, tích đống trong những năm tiếp theo.
- Thực hiện đầy đủ các chế độ phụ cấp trách nhiệm, độc hại, bảo hộ lao động và các chế độ khác cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ theo quy định hiện hành.
4. Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ theo các nội dung:
- Tình hình thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ;
- Công tác văn thư: Soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản đi, văn bản đến; lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu;
- Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ: Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ; bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ (tình hình kho tàng, trang thiết bị và các biện pháp khác để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ); tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ và số hóa tài liệu;
- Chế độ báo cáo thống kê định kỳ hằng năm theo quy định tại Thông tư số 03/2018/TT-BNV ngày 06/3/2018 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê ngành Nội vụ.
5. Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ
- Đẩy mạnh công tác nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ trong hoạt động văn thư, lưu trữ; triển khai thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ với quản lý tài liệu điện tử, ứng dụng các phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp theo Kế hoạch của UBND tỉnh, hướng dẫn của Sở Thông tin và Truyền thông.
- Xây dựng cơ sở dữ liệu để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ.
- Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.
6. Quản lý tài liệu tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh
- Tăng cường công tác kiểm tra tài liệu lưu trữ và kho bảo quản tài liệu lưu trữ lịch sử đảm bảo an toàn, phòng chống cháy nổ, lũ lụt; phòng chống các nguy cơ ảnh hưởng đến tài liệu lưu trữ lịch sử như: mối mọt, ẩm mốc ...; định kỳ vệ sinh, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ; đầu tư trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ lịch sử;
- Tăng cường phát huy giá trị tài liệu lưu trữ lịch sử, đáp ứng các nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức, cá nhân theo quy định. Lựa chọn hồ sơ, tài liệu lưu trữ có giá trị tổ chức trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ lịch sử phục vụ nhân dân đến tham quan và nghiên cứu tài liệu lưu trữ.
7. Bố trí kinh phí để thực hiện công tác văn thư, hoạt động lưu trữ theo quy định hiện hành
8. Các hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ
Để thống nhất đưa các hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp, đề nghị các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện tốt các công việc sau:
8.1. Công tác văn thư
- Thực hiện đúng các quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; văn bản hành chính thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
          - Quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định tại Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu và Công văn 278/UBND-NC ngày 02/02/2016 của UBND tỉnh về việc thực hiện nghiêm quy định về đóng dấu tài liệu hành chính khi phát hành văn bản.
          - Quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 02/11/2012 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Công văn số 1499/UBND-NC ngày 06/6/2016 của UBND tỉnh về việc thực hiện công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
          8.2. Công tác lưu trữ
8.2.1. Công tác thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu
- Đối với Lưu trữ cơ quan:
+ Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của các phòng, ban, bộ phận vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức.
+ Tổ chức chỉnh lý tài liệu, lựa chọn tài liệu có giá trị vĩnh viễn của cơ quan để giao nộp vào lưu trữ lịch sử theo đúng thời hạn quy định.
- Đối với Lưu trữ lịch sử tỉnh:
Tiếp tục hướng dẫn các cơ quan, tổ chức chuẩn bị tài liệu đã đến thời hạn nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh theo Kế hoạch số 252/KH-UBND ngày 19/12/2014 của UBND tỉnh về việc chỉnh lý, thu thập tài liệu tồn đọng, tích đống trên địa bàn tỉnh giai đoạn 2015-2020.
- UBND các huyện, thị xã, thành phố:
+ Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu và giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử theo quy định.
+ Đối với các huyện, thị xã, thành phố đã thu tài liệu vào Lưu trữ huyện trước khi Luật Lưu trữ có hiệu lực thi hành mà chưa chỉnh lý hoàn chỉnh, bàn giao tài liệu về Lưu trữ lịch sử tỉnh, thì nhanh chóng thực hiện các bước theo quy định. Đối với những tài liệu không thuộc thành phần nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh, Phòng Nội vụ, Phòng Nội vụ - LĐTB&XH chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý và lưu trữ đến khi hết thời hạn bảo quản.
- Trình tự thủ tục nộp lưu tài liệu:
Thực hiện theo quy định tại Điều 22 Luật Lưu trữ và Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn giao nhận tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử các cấp.
8.2.2. Bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ
- Trang bị đầy đủ các trang thiết bị, phương tiện thiết yếu để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu như: Phương tiện báo cháy, chữa cháy, máy điều hoà nhiệt độ, độ ẩm, máy hút bụi, giá, cặp, hộp...
- Kiểm tra định kỳ các hồ sơ tài liệu, vệ sinh tài liệu, chế độ thông gió, duy trì nhiệt độ, độ ẩm trong kho phù hợp với từng loại tài liệu, áp dụng các biện pháp phòng chống nấm mốc, côn trùng.
- Thực hiện nghiêm công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.
- Niêm yết nội quy, quy chế khai thác, sử dụng tài liệu tại kho Lưu trữ, ngay trước cổng ra vào kho.
9. Thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ
Hàng năm, các cơ quan, đơn vị, địa phương thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ theo quy định tại Thông tư số 03/2018/TT-BNV ngày 06/3/2018 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ và Công văn số 2124/SNV-CCVTLT ngày 01/11/2018 của Sở Nội vụ về việc hướng dẫn thực hiện báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
10. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ:
10.1. Đối với Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh
+ Bố trí phòng đọc đủ điều kiện để phục vụ cho nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu.
+ Xây dựng và hoàn thiện dần các công cụ tra cứu như: Mục lục hồ sơ, thẻ tra tìm; lập sổ quản lý việc khai thác, sử dụng tài liệu và quản lý độc giả.
+ Xây dựng website của Chi cục Văn thư - Lưu trữ nhằm cập nhật các thông tin liên quan đến công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ; cập nhật các tài liệu lưu trữ để cho các tổ chức, cá nhân thuận tiện trong việc tra cứu, tìm hiểu tiến tới sử dụng trang website để cung cấp sử dụng dịch vụ công trực tuyến về lĩnh vực văn thư, lưu trữ.
+ Tổ chức thu thập những tài liệu có giá trị về lịch sử tỉnh Bình Phước để chuẩn bị trưng bày triển lãm tài liệu, công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ đang lưu trữ tại lưu trữ lịch sử.
10.2. Đối với Phòng Nội vụ, Phòng Nội vụ - Lao động TB&XH các huyện, thị xã, thành phố
+ Xây dựng các công cụ tra cứu như: Mục lục hồ sơ; lập sổ quản lý việc khai thác, sử dụng tài liệu.
+ Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị. Thực hiện số hóa tài liệu; xây dựng cổng thông tin điện tử, tích hợp phần mềm quản lý hồ sơ và hệ thống quản lý văn bản đi, đến tại Lưu trữ, nhằm cập nhật các tài liệu lưu trữ để cho các tổ chức, cá nhân thuận tiện trong việc tra cứu, tìm hiểu tiến tới sử dụng dịch vụ công trực tuyến về lĩnh vực văn thư, lưu trữ tại địa phương mình một cách nhanh chóng, hiệu quả.
10.3. Đối với các sở, ban, ngành, tổ chức cấp tỉnh; UBND các huyện, thị xã, thành phố, các Doanh nghiệp Nhà nước
Xây dựng bản mục lục hồ sơ và danh mục các tài liệu để phục vụ cho nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của cơ quan được nhanh chóng, thuận lợi.
Quán triệt, tổ chức triển khai thực hiện nghiêm Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử và Công văn số 5709/BNV-VTLTNN ngày 30 tháng 10 năm 2017 của Bộ nội vụ về việc hướng dẫn triển khai thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg.
          Sở Nội vụ đề nghị các cơ quan, đơn vị, địa phương căn cứ vào Công văn hướng dẫn này và tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị, địa phương triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2019 phù hợp, hiệu quả và báo cáo kết quả thực hiện về Sở Nội vụ (thông qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ) trước ngày 10/11/2019 để Sở Nội vụ tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh.
Trong quá trình thực hiện nếu có vấn đề vướng mắc đề nghị liên hệ Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh qua số ĐT: 02713.860352 để phối hợp giải quyết./.

Những tin mới hơn

Những tin cũ hơn