I. Chào hỏi, trang phục, quà tặng
1. Bắt tay, chào hỏi
- Chìa tay phải và nhìn thẳng vào mặt nhau. Không nên giơ tay trái ra bắt, đặc biệt với người Ả rập, Ấn Độ. Khi bắt tay thì tay kia không nên đút túi; không đeo găng tay, đội mũ hoặc đeo kính đen - chỉ phụ nữ khi giao tiếp ngoài xã hội được phép đeo găng tay khi bắt tay.
- Cần nắm cả bàn tay của khách (không nên nắm quá chặt làm đau tay khách).
- Không kéo tay khách về phía mình hoặc đẩy về phía họ, hoặc gạt lên trên xuống dưới, sang trái hoặc sang phải.
- Chủ nhà giơ tay trước để bắt tay tất cả khách. Người đứng sau chủ động giơ tay trước để bắt tay khách. Cấp trên, người lớn tuổi chủ động giơ tay trước.
- Không nên từ chối cái bắt tay của khách, nếu tay ướt, bẩn thì cũng nên giải thích một cách lịch sự.
2. Trang phục của người tiếp khách phải phù hợp với tính chất của cuộc đón tiếp. Các hoạt động mang tính chất lễ tân chính thức, nữ nên mặc áo dài. Các hoạt động không chính thức có thể mặc tự do hơn, miễn là lịch sự và phù hợp với hoàn cảnh mỗi hoạt động. Hài hòa về màu sắc giữa bộ quần áo, đôi giày dép, túi cầm tay và đồ trang sức.
3. Quà tặng nên nhẹ nhàng, mang tính kỷ niệm, độc đáo của dân tộc, địa phương hay đơn vị mình.Gói quà đảm bảo đẹp, lịch sự, khách dễ mở ra tại chỗ nếu muốn.
Tặng phẩm cho khách chính nên tặng trong cuộc đón tiếp chính thức. Tặng phẩm cho thành viên đoàn có thể đem đến tận phòng ở của khách.
II. Xếp chỗ ngồi trên ô tô, phòng khách, bàn tiệc, hội đàm
- Xếp chỗ ngồi trên xe ô tô
Vị trí số 1 là vị trí bên phải, phía sau xe, vị trí số 2 bên trái, nếu ngồi 3 người thì nhân vật thứ 3 ngồi giữa. Khi chủ và khách đi chung xe thì chủ nhà ngồi bên trái khách chính; phiên dịch ngồi ghế cạnh lái xe. Bảo vệ (nếu có) ngồi cạnh lái xe và phiên dịch ngồi ghế phụ (nếu xe có ghế phụ) hoặc ngồi giữa khách và chủ nhà. Tuy nhiên hiện nay ta thường bố trí xe riêng khi đưa đón khách để tiện trao đổi công việc nội bộ.
- Xếp chỗ ngồi trong phòng khách
Chỗ ngồi danh dự thường đối diện với cửa ra vào. Khi bố trí ghế ngồi theo hình chữ U, chủ và khách chính ngồi ở đường lượn hướng ra phía cửa chính, hai đoàn ngồi ở hai cạnh chữ U, khách ngồi ở bên phải chủ nhà. Nếu bố trí hai dãy bàn dài (kiểu hội đàm) thì chủ nhà và khách chính ngồi ở ghế chính giữa ở hai dãy. Các thành viên khác ngồi kế tiếp từ phải sang trái khách chính và chủ nhà theo ngôi thứ từ cao xuống thấp.
- Bố trí tiệc:
- Bàn hình chữ nhật:
Khách không có phu nhân: Khách ngồi trước mặt chủ tiệc. Những người khác theo số thứ tự xen kẽ chủ và khách
Khách có phu nhân: Bà chủ ngồi trước mặt ông chủ, hoặc ông khách ngồi trước mặt ông chủ. Bà khách chính ngồi bên phải ông chủ, ông khách chính ngồi bên phải bà chủ.
- Bàn hình tròn
Sơ đồ Bàn tiệc chiêu đãi – bàn tròn
- Hội đàm
Chú trọng xây dựng kế hoạch và công tác lễ tân; kiểm tra khẩu hiệu, bàn, ghế, micro, cốc chén, nước uống, biển tên, chỗ ngồi trước họp khai mạc.
Thành phần hai bên tương ứng về chức vụ, nghề nghiệp và số lượng. Vị trí ngồi: phải tôn trọng nguyên tắc ngôi thứ, xếp mỗi đoàn ngồi một bên, kiểu bàn dài, hình ô-van hay bầu dục.
Người chủ trì mỗi bên ngồi giữa, bên phải Trưởng đoàn là người thứ hai, bên trái Trưởng đoàn là phiên dịch (phiên dịch không được coi như xếp số), bên phải số hai là số bốn, bên trái phiên dịch là số ba và tiếp đến xếp theo thứ tự bên phải rồi bên trái cho đến hết.
Nên tạo điều kiện cho các phóng viên vào làm việc lúc mở đầu khoảng 3-4 phút. Sau đó, phóng viên phải ra để cuộc hội đàm được chính thức bàn về các vấn đề nội dung.
III. Khẩu hiệu, logo, cờ trong ký kết, hội đàm và lưu ý khi ăn tiệc
- Khẩu hiệu, logo, cờ trong ký kết, hội đàm
Khẩu hiệu và logo: trên khẩu hiệu tên các cơ quan, đơn vị chủ trì tổ chức được đặt ở bên phải, nước bạn/cơ quan, đơn vị phối hợp được đặt ở bên trái (từ ngoài nhìn vào). Khẩu hiệu nên có hai thứ tiếng là tiếng Việt và tiếng nước bạn, tiếng Việt ở hàng trên, tiếng nước ngoài ở hàng dưới.
Cờ: Trong Hội nghị, hội thảo cờ nước chủ nhà để ở bên phải và cờ nước bạn để ở bên trái cùng chiều với khẩu hiệu (từ ngoài nhìn vào).
2. Lưu ý khi ăn tiệc
- Khi vào bàn tiệc, nên đến bắt tay chào hỏi những người ngồi cạnh hoặc trước mặt mình, tự giới thiệu về mình để làm quen. Trong bữa ăn có thể nói chuyện về thời tiết, khí hậu, sở thích, món ăn… Tránh những chuyện phức tạp và có thể gây tranh cãi hoặc để lộ bí mật.
- Khi ngồi xuống ghế thì lấy khăn ăn trải trên hai đùi, không cài khăn lên cổ áo hay thắt lưng. Chỉ dùng khăn ăn để chấm thức ăn ở miệng không dùng lau mặt.
- Tư thế ngồi: thẳng lưng và chỉ cúi đầu khi ăn, không để cùi tay lên trên bàn.
- Khi bắt đầu ăn, chờ cho chủ và khách chính lấy thức ăn rồi mới lấy cho mình.
- Không ăn uống khi chủ và khách phát biểu.
- Không dùng dụng cụ ăn của mình để lấy thức ăn mời người khác, không ép uống rượu hoặc ép ăn những món mà người khác có ý không thích. Lấy thức ăn vừa phải, ăn hết mới lấy tiếp.
- Muốn nói chuyện khi ăn, nên gác dao nĩa lên mép đĩa lớn. Tuyệt đối không cầm nĩa dao trong tay và ra điệu bộ khi nói chuyện. Vừa ăn vừa nói chuyện từ tốn.
- Khi ăn xong hoặc không muốn ăn nữa (mặc dù trong đĩa còn thức ăn) thì đặt dao nĩa dọc trong đĩa lớn (hoặc gác chéo dao nĩa lên nhau trong đĩa). Nếu còn đang ăn hoặc muốn ăn thêm thì đặt dao nĩa lên hai bên mép đĩa lớn.
- Khi muốn ăn các món ở xa chỗ mình ngồi thì nhờ người gần đó chuyển giúp; không nên nhoài người với đồ ăn. Đừng lấy miếng thức ăn cuối cùng trên đĩa. Đừng yêu cầu phục vụ tiếp lần thứ 3 cho một món ăn.
- Trong khi ăn tránh nhai thành tiếng tóp tép, súc miệng trong khi uống trà, chép miệng thành tiếng. Muốn xỉa tăm phải dùng tay che miệng.
- Khi ăn tiệc đứng: nên tìm khách nói chuyện, không nên chỉ tập trung nói chuyện với người Việt Nam. Lấy thức ăn xong nên rời ngay khỏi bàn, nhường chỗ cho người khác vào lấy thức ăn. Chú ý không lấy quá nhiều thức ăn cùng một lúc mà quay lại lấy thêm khi trong đĩa đã hết thức ăn.
- Khi có việc cần phải về sớm, nên gặp chủ nhà giải thích để được thông cảm.
- Khi kết thúc tiệc, người được mời cần đến chào, cảm ơn chủ nhà và nói một lời khen về bữa ăn.
IV. Đi công tác nước ngoài
* Chuẩn bị trước khi lên đường
- Đảm bảo hộ chiếu và thị thực (visa) được cấp vẫn còn thời hạn sử dụng; kiểm tra giờ bay; tên trên vé máy bay phải theo đúng tên ghi trên hộ chiếu; kiểm tra số kg hành lý và số kiện được phép.
- Nên đổi một ít ngoại tệ để có tiền chi tiêu trên đường hoặc khi mới đến.
- Trên mỗi kiện hành lí ký gửi nên viết hoặc dán tên tuyến đường bay.
- Để vé máy bay và hộ chiếu trong túi xách nhỏ bên mình hoặc túi đeo trước ngực.
- Ghi các số điện thoại liên lạc khẩn cấp (nơi làm việc, Đại sứ quán ta ở nước sở tại, người thân trong gia đình).
- Tìm hiểu thời tiết để chuẩn bị quần áo cho phù hợp. Nên mang theo 1 bộ áo dài truyền thống hoặc trang phục dân tộc. Nên để một ít quần áo trong hành lý xách tay nếu đi xa và để có đồ dùng trong trường hợp bị thất lạc hành lý ký gửi. Nên mang bàn chải, thuốc đánh răng, dầu tắm gội (vì các khách sạn có thể không có).
- Tùy chương trình làm việc và tính chất quan hệ mà chuẩn bị quà lưu niệm phù hợp, nên là quà đặc trưng của Việt Nam.
- Cần kiểm tra quy định hải quan của các nước về những đồ được nhập cảnh (Một số nước không cho nhập cảnh sản phẩm tươi sống, sản phẩm từ thịt...).
- Tìm hiểu thông tin về nước đến: Thông tin chung (Tên thành phố, dân số, ngôn ngữ, loại tiền tệ sử dụng, tỉ giá); nguồn điện (110V hay 220V, loại ổ cắm); phương tiện giao thông; nơi ở (địa chỉ, điện thoại); thông tin về người sẽ đón tại sân bay (tên, số liên lạc)...
*Khi di chuyển và nhập cảnh
- Khai tờ khai nhập cảnh nước sở tại từ trên máy bay (nếu được phát) hoặc khi mới tới. Chuẩn bị sẵn hộ chiếu, tờ khai, thư mời… trước khi qua cửa xuất nhập cảnh.
- Lấy hành lý ký gửi sau khi đi qua khu vực kiểm tra xuất nhập cảnh (nếu có). Nếu hành lý bị thất lạc hay hỏng hóc, hãy đi đến Quầy hành lý trình bày để được hướng dẫn thủ tục.
*Khi ở nước ngoài, cần tuân thủ tập tục, luật pháp của nước sở tại. Không tham gia vào các hoạt động mít tinh, biểu tình...
