Hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử

Thành phần hồ sơ TTHC điện tử nộp lưu

Theo Thông tư 13/2023/TT-BNV, thành phần hồ sơ TTHC điện tử nộp lưu bao gồm:

(1) Tài liệu số hóa từ giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp để thực hiện TTHC quy định tại Điều 4 Thông tư số 01/2023/TT-VPCP ngày 05/4/2023 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ quy định một số nội dung và biện pháp thi hành trong số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC và thực hiện TTHC trên môi trường điện tử.

(2) Tài liệu điện tử do cơ quan, tổ chức, cá nhân nộp qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh và tài liệu điện tử hình thành trong quá trình giải quyết TTHC tại cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

(3) Dữ liệu đặc tả của tài liệu điện tử và ý kiến của các cá nhân trong quá trình giải quyết TTHC trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC cấp bộ, cấp tỉnh (nếu có).

Định dạng hồ sơ TTHC điện tử nộp lưu

Thông tư này quy định, đối với hồ sơ TTHC điện tử được số hoá tại cơ quan, tổ chức tiếp nhận hồ sơ, hoặc được tiếp nhận trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, Cổng Dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh thực hiện theo quy định tại Điều 8 Thông tư số 01/2023/TT-VPCP. 

Đối với hồ sơ TTHC được tạo lập điện tử, tài liệu hành chính có định dạng ".PDF", phiên bản 1.4 trở lên; tài liệu do cơ quan, tổ chức ban hành bảo đảm thực hiện theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư; tài liệu của cá nhân, doanh nghiệp phải được ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Tài liệu khác theo quy định của pháp luật chuyên ngành.

Cấu trúc và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối của Hệ thống thông tin giải quyết TTHC cấp bộ, cấp tỉnh thực hiện theo quy định tại Thông tư số 18/2019/TT-BTTTT ngày 25/12/2019 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc, định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối Cổng Dịch vụ công quốc gia với Cổng Dịch vụ công, Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh và các cơ sở dữ liệu quốc gia, chuyên ngành.

Mã hồ sơ lưu trữ TTHC điện tử được thực hiện theo quy định tại Điều 26 Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết TTHC gồm: Mã định danh của cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận TTHC; ngày, tháng, năm tiếp nhận; số thứ tự hồ sơ tiếp nhận trong ngày.

Cấu trúc mã định danh cơ quan, tổ chức thực hiện theo quy định tại Quyết định số 20/2020/QĐ-TTg ngày 22/7/2020 của Thủ tướng Chính phủ về mã định danh điện tử của các cơ quan, tổ chức phục vụ kết nối, chia sẻ dữ liệu với các bộ, ngành, địa phương.

Bên cạnh đó, hoạt động nghiệp vụ lưu trữ đối với hồ sơ TTHC điện tử gồm: Thu thập hồ sơ, tài liệu lưu trữ; xác định giá trị tài liệu; bảo quản tài liệu lưu trữ; bảo đảm an toàn và bảo mật tài liệu lưu trữ; thống kê tài liệu lưu trữ; tiêu hủy tài liệu lưu trữ; sử dụng tài liệu lưu trữ.

Trách nhiệm lưu trữ hồ sơ TTHC điện tử

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc lập hồ sơ, thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng hồ sơ TTHC điện tử.

Người giải quyết hồ sơ TTHC điện tử có trách nhiệm lập và giao nộp hồ sơ TTHC điện tử vào Lưu trữ cơ quan đúng quy định.

Người làm lưu trữ có trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc nộp lưu hồ sơ TTHC điện tử; thu thập, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng hồ sơ TTHC điện tử; giao nộp hồ sơ TTHC điện tử có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức hủy hồ sơ TTHC điện tử hết giá trị theo quy định của pháp luật và theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15/10/2023./.