(CTTĐTBP) - Ngày 23/11/2023, UBND tỉnh đã ban hành Kế hoạch số 351/KH-UBND triển khai thực hiện Quyết định số 71/QĐ-TTg ngày 10/02/2023 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt các nhiệm vụ, giải pháp bảo hiểm tài liệu lưu trữ Quốc gia giai đoạn II trên địa bàn tỉnh.
Việc lập bản sao bảo hiểm để bảo quản dự phòng đối với tài liệu lưu trữ quý, hiếm, tài liệu lưu trữ có giá trị cao bằng công nghệ tiên tiến, hiện đại, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan Nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan Nhà nước trên địa bàn tỉnh. Đồng thời, bảo vệ, bảo quản an toàn và phát huy hiệu quả giá trị của các tài liệu lưu trữ quý, hiếm, tài liệu lưu trữ lịch sử, phục vụ nhu cầu nghiên cứu, phát triển kinh tế - xã hội, quốc phòng - an ninh.
Thời gian thực hiện từ năm 2023 đến năm 2034 và được chia làm 3 giai đoạn thực hiện cụ thể. Trong đó, giai đoạn 2023-2026 sẽ thực hiện lựa chọn, thống kê tài liệu lưu trữ để số hóa phục vụ lập bản sao bảo hiểm, tiến hành xác định tài liệu cần số hóa. Giai đoạn 2026-2033 tiến hành số hóa tài liệu lưu trữ để phục vụ lập bản sao bảo hiểm. Giai đoạn 2028-2034 tiến hành bàn giao cơ sở dữ liệu định dạng số cho Bộ Nội vụ.
Phương pháp lựa chọn tài liệu đưa ra số hóa là lựa chọn cả hồ sơ, không lựa chọn văn bản, tài liệu đơn lẻ. Thống kê danh mục hồ sơ theo từng nhóm/khối tài liệu thuộc phông/công trình/sưu tập lưu trữ trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
UBND tỉnh yêu cầu các cơ quan, đơn vị khi thực hiện số hoá tài liệu phải bảo đảm sự toàn vẹn, ổn định, lâu dài; khai thác thuận lợi tài liệu lưu trữ dự phòng trong trường hợp xảy ra rủi ro, thảm họa bị mất bản gốc, bản chính. Lựa chọn, xác định tài liệu số hóa phục vụ lập bản sao bảo hiểm phải tuân theo các tiêu chí, văn bản hướng dẫn của Bộ Nội vụ. Các nội dung đề ra phải bảo đảm tính khả thi, có trọng tâm, bám sát nhiệm vụ của kế hoạch. Xác định cụ thể nội dung công việc, yêu cầu về chất lượng, thời gian thực hiện và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức có liên quan; bảo đảm tiết kiệm, hiệu quả, tận dụng tối đa nguồn lực về cơ sở vật chất, hạ tầng kỹ thuật và trang thiết bị hiện có./.
