Hướng dẫn giao nộp, tiếp nhận tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh

Đối tượng giao nộp, tiếp nhận

Đối tượng giao nộp là các cơ quan, tổ chức thuộc danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Đối tượng tiếp nhận là Lưu trữ lịch sử tỉnh (hiện nay là Trung tâm lưu trữ Lịch sử tỉnh thuộc Sở Nội vụ).

Nguyên tắc giao nộp, tiếp nhận 

Giao nộp, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh đúng thẩm quyền, đúng thời hạn quy định. 

Chỉ giao nộp, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn và đúng thành phần tài liệu nộp lưu. 

Giao nộp hộp/cặp bảo quản khối tài liệu nộp lưu phải theo đúng tiêu chuẩn quy định của Nhà nước.

Giao nộp đầy đủ công cụ tra cứu kèm theo khối tài liệu nộp lưu.

Thành phần tài liệu nộp lưu 

Tài liệu hành chính, tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ, tài liệu xây dựng cơ bản; tài liệu điện tử; tài liệu phim, ảnh; phim điện ảnh; microfim (vi phim); tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu trên các vật mang tin khác. 

Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu

Tài liệu hành chính, tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ, tài liệu xây dựng cơ bản trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc.

Tài liệu của các ngành công an, quốc phòng: Tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn của ngành công an, quốc phòng phải nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh trong thời hạn 30 năm kể từ năm công việc kết thúc; trừ tài liệu lưu trữ chưa được giải mật hoặc tài liệu lưu trữ cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ hàng ngày.

Các hướng dẫn tại văn bản này vận dụng khi tổ chức thực hiện việc giao nộp tài liệu điện tử, tài liệu phim, ảnh; phim điện ảnh; microfim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu trên các vật mang tin khác. 

Trường hợp cơ quan, tổ chức có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến thời hạn giao nộp để sử dụng cho công việc phải được sự đồng ý bằng văn bản của UBND tỉnh./.