Theo đó, nguyên tắc tiếp nhận, xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng; thay đổi địa điểm trụ sở Văn phòng công chứng từ địa bàn huyện này sang địa bàn huyện khác phải đảm bảo nguyên tác công khai, minh bạch, khách quan, chính xác, đúng quy định pháp luật. Đồng thời, công chứng viên nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp của hồ sơ, tài liệu và những nội dung trình bày trong Đề án thành lập.
Những trường hợp không thụ lý giải quyết hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng
Công chứng viên tham gia từ 02 hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng trở lên tại cùng một thời điểm có thông báo tiếp nhận hồ sơ. Công chứng viên tham gia Đề án thành lập thuộc trường hợp không được thành lập và quản lý doanh nghiệp theo quy định của pháp luật. Công chứng viên đang bị đình chỉ hành nghề công chứng hoặc đang trong thời gian chấp hành quyết định xử phạt vi phạm hành chính về hành vi vi phạm pháp luật về công chứng, chứng thực và chưa hết thời hạn được coi là chưa bị xử lý vi phạm hành chính theo quy định tại Điều 7 Luật Xử lý vi phạm hành chính.
Công chứng viên đã chuyển nhượng Văn phòng công chứng trong thời hạn 05 năm kể từ ngày chuyển nhượng. Công chứng viên chưa chấm dứt tư cách thành viên hợp danh hoặc đã chấm dứt tư cách thành viên hợp danh tại các Văn phòng công chứng nhưng thời gian chấm dứt hợp danh chưa đủ 02 năm tính đến thời điểm nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng. Công chứng viên hợp danh chấm dứt hợp danh theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 185 Luật Doanh nghiệp.
Tiêu chí thành lập Văn phòng công chứng
Về số lượng hợp đồng, giao dịch, đối với những địa bàn cấp huyện có số lượng hợp đồng, giao dịch công chứng phát sinh trong một năm dưới 18.000 hợp đồng, giao dịch thì cho phép thành lập tối đa không quá 02 Văn phòng công chứng (bao gồm cả các tổ chức hành nghề công chứng hiện có trên địa bàn).
Đối với những địa bàn cấp huyện có số lượng hợp đồng, giao dịch công chứng phát sinh trong một năm từ 18.000 hợp đồng, giao dịch đến dưới 40.000 hợp đồng, giao dịch thì cho phép thành lập tối đa không quá 04 Văn phòng công chứng (bao gồm cả các tổ chức hành nghề công chứng hiện có trên địa bàn) và phải bảo đảm trong một năm mỗi tổ chức hành nghề công chứng thực hiện công chứng từ 8.000 hợp đồng, giao dịch trở lên.
Đối với những địa bàn cấp huyện có số lượng hợp đồng, giao dịch công chứng phát sinh trong một năm từ 40.000 hợp đồng, giao dịch đến dưới 60.000 hợp đồng, giao dịch thì cho phép thành lập tối đa không quá 06 Văn phòng công chứng (bao gồm cả các tổ chức hành nghề công chứng hiện có trên địa bàn) và phải bảo đảm trong một năm mỗi tổ chức hành nghề công chứng thực hiện công chứng từ 8.000 hợp đồng, giao dịch trở lên. Các địa bàn cấp huyện có số lượng hợp đồng, giao dịch công chứng phát sinh trong một năm trên 60.000 hợp đồng, giao dịch thì cứ tăng thêm 10.000 hợp đồng, giao dịch thì được thành lập thêm 01 Văn phòng công chứng.
Đối với những đơn vị hành chính cấp huyện sáp nhập thì số lượng hợp đồng, giao dịch phát sinh trong năm và số tổ chức hành nghề công chứng được tính như sau: Tổng số tổ chức hành nghề công chứng và tổng số hợp đồng, giao dịch thuộc địa bàn cấp huyện nhận sáp nhập cộng với tổng số tổ chức hành nghề công chứng và tổng số hợp đồng giao dịch của tổ chức hành nghề công chứng được sáp nhập vào đơn vị hành chính mới. Chỉ xem xét cho phép thành lập thêm Văn phòng công chứng tại đơn vị hành chính cấp huyện sáp nhập nếu tổng số hợp đồng, giao dịch phát sinh trong một năm trên 80.000 hợp đồng, giao dịch và phải bảo đảm trong một năm mỗi tổ chức hành nghề công chứng thực hiện công chứng từ 8.000 hợp đồng, giao dịch trở lên.
Đối với địa bàn huyện đã thành lập đủ số lượng Văn phòng công chứng và không thuộc các trường hợp quy định nêu trên nhưng trong quá trình hoạt động có 02 Văn phòng công chứng trở lên thường xuyên (05 tháng liên tục) chỉ có một công chứng viên thực hiện ký công chứng hợp đồng, giao dịch thì có thể xem xét thành lập thêm 01 Văn phòng công chứng để đáp ứng và phục vụ nhu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch của tổ chức, cá nhân.
Sở Tư pháp có trách nhiệm theo dõi, rà soát kết quả hành nghề của từng công chứng viên và tổng hợp số lượng hợp đồng, giao dịch trong 01 năm (từ ngày 01/01 đến ngày 31/12). Tổng số lượng hợp đồng, giao dịch phát sinh và kết quả hành nghề của từng công chứng viên trong một năm trên địa bàn mỗi huyện là cơ sở để tham mưu UBND tỉnh xem xét, quyết định số lượng Văn phòng công chứng được phép thành lập mới hoặc xem xét, quyết định việc chuyển trụ sở của các Văn phòng công chứng từ địa bàn cấp huyện này sang địa bàn cấp huyện khác.
Điều kiện đảm bảo cho hoạt động của Văn phòng công chứng
Về tổ chức nhân sự, Văn phòng công chứng khi xin phép thành lập phải đáp ứng quy định của pháp luật về số lượng công chứng viên, điều kiện Trưởng Văn phòng công chứng và các vị trí nhân sự phụ trách kế toán, lưu trữ, công nghệ thông tin, chuyên viên pháp lý làm việc tại Văn phòng công chứng.
Về trụ sở làm việc, trụ sở của Văn phòng công chứng phải có địa chỉ cụ thể, diện tích đất tối thiếu 200m
2, đảm bảo điều kiện về trụ sở theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành. Đảm bảo về trang thiết bị phục vụ cho hoạt động hành nghề công chứng và ứng dụng công nghệ thông tin; về đảm bảo an ninh trật tự, an toàn giao thông và phòng chống cháy nổ.
Nguyên tắc xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng
Hồ sơ xin thành lập Văn phòng công chứng được chọn để cho phép thành lập ngoài việc đáp ứng các nội dung của Quy định này và các văn bản pháp luật khác có liên quan thì phải đáp ứng các điều kiện sau: Điểm số bình quân chấm của các thành viên trong Tổ xét duyệt phải đạt từ 75 điểm trở lên và không có tiêu chí nào bị chấm 0 điểm. Nếu trong cùng một địa bàn huyện mà có nhiều hồ sơ xin thành lập thì hồ sơ nào có điểm số bình quân cao nhất sẽ được chọn để cho phép thành lập.
Trong trường hợp trên, cùng địa bàn cấp huyện có nhiều hồ sơ xin thành lập Văn phòng công chứng có số điểm bình quân của các thành viên trong Tổ xét duyệt bằng nhau, thì điểm số tiêu chí theo thứ tự ưu tiên dưới đây sẽ được chọn: số lượng công chứng viên; kinh nghiệm của công chứng viên; nhân viên nghiệp vụ.
Điều kiện thay đổi địa điểm trụ sở Văn phòng công chứng
Văn phòng công chứng khi thay đổi nội dung đăng ký hoạt động xin chuyển trụ sở từ địa bàn cấp huyện này sang địa bàn cấp huyện khác phải được UBND tỉnh xem xét, quyết định và đáp ứng các điều kiện sau:
Địa bàn cấp huyện nơi dự kiến chuyển đến phải đảm bảo theo quy định về số lượng hợp đồng, giao dịch. Vị trí dự kiến đặt trụ sở phải đảm bảo quy định về trụ sở làm việc. Trong trường hợp Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành có quy định khác về chuyển trụ sở từ địa bàn cấp huyện này sang địa bàn cấp huyện khác, thì thực hiện theo quy định của Luật Công chứng và các quy định của pháp luật khác có liên quan.
Văn phòng công chứng khi thay đổi nội dung đăng ký hoạt động xin chuyển trụ sở trong cùng địa bàn huyện phải được Sở Tư pháp xem xét, quyết định và đáp ứng các điều kiện sau:
Nếu chuyển từ địa bàn cấp xã vào địa bàn cấp xã đã có tổ chức hành nghề công chứng thì chỉ được xem xét khi Văn phòng công chứng đã hoạt động liên tục từ 24 tháng trở lên tính từ ngày được cấp giấy phép hoạt động. Nếu chuyển từ địa bàn cấp xã vào địa bàn cấp xã chưa có tổ chức hành nghề công chứng thì được xem xét ngay sau khi Văn phòng công chứng được cấp giấy đăng ký hoạt động.
Đối với các Văn phòng công chứng thành lập, hoạt động trước ngày Quy định này có hiệu lực thi hành: chỉ xem xét, giải quyết đề nghị chuyển trụ sở nếu nơi chuyển đến phải đảm bảo các quy định nêu trên. Vị trí dự kiến đặt trụ sở nơi chuyển đến trong các trường hợp trên phải đảm bảo quy định về trụ sở làm việc.
Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/7/2024 và thay thế Quyết định số 15/2021/QĐ-UBND ngày 20/5/2021 của UBND tỉnh.
Thang điểm các tiêu chí thành lập Văn phòng công chứng xem:
tại đây./.
